در تحقیقی که توسط هریس پل، شرکت معتبر تحقیقات بازار آمریکایی انجام شد نشان داد که ۲۴ درصد از کارکنان در صورتی‌که بازخوردهای لازم را از مدیران خود دریافت نکنند شغلشان را ترک می‌کنند. در تحقیقی دیگر نیز اعلام شد که شرکت‌هایی که به کارمندانشان بازخورد می‌دهند ۱۴.۹ درصد نرخ خروج کمتری نسبت به شرکت‌هایی دارند که هیچ بازخوردی به کارکنان خود نمی‌دهند. همین دو آمار برای دانستن اهمیت ارزیابی عملکرد کارکنان و ارائه بازخورد به کارمندان کافیست.

موسسه گالوپ اعلام کرده که انجام ارزیابی عملکرد کارکنان در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و دارای بیش از ۱۰ هزار کارمند به روش‌های سنتی چیزی حدود ۳۵ میلیون دلار هزینه برمی‌دارد. به همین خاطر است که این روزها شرکت‌های بیشتری برای مدیریت منابع انسانی خود به دنبال نرم‌افزار ارزیابی عملکرد کارکنان هستند که به کمک آن بتوانند شاخص‌های ارزیابی عملکرد را بهتر اندازه‌گیری کنند و فرم ارزشیابی کارکنان را به صورت آنلاین و با صرف هزینه و زمانی کم تحلیل کنند.

در این مقاله به نحوه ارزیابی عملکرد کارکنان به کمک پرس‌لاین اشاره می‌کنیم و نکات مهمی را به شما یادآور می‌شویم که باید در فرم ارزیابی خود به آن‌ها توجه داشته باشید.

نکات مهم در طراحی سوالات ارزیابی عملکرد کارکنان

در مبحث مدیریت عملکرد کارکنان نکته مهم این است که به صورت دوره‌ای و منظم پرسشنامه ارزیابی عملکرد کارکنان پر شود و نتایج حاصل از آن تحلیل شود تا مشکلات احتمالی بر سر بهره‌وری کارکنان شناسایی و مرتفع شود.

اولین و مهمترین نکته در طراحی سوالات ارزیابی عملکرد کارکنان این است که عملکرد کارمندان را بسنجید و نه شخصیت او را!

اگر قصد دارید از کارکنان سازمان خود ارزیابی به عمل آورید باید به این نکات توجه کنید:

1. کلمات خود را به دقت انتخاب کنید

آیا می‌دانستید اسکیموها برای توصیف برف بیش از ۲۰ کلمه دارند، یا جنوبی‌های ایران برای توصیف خرما و نام‌گذاری انواع آن چند صد اسم دارند؟

شما می‌توانید از کلمه خوب، متناسب، مفید، ارزشمند یا راضی به جای هم استفاده کنید این در حالیست که همه ما می‌دانیم هریک از این کلمات بار معنایی خاص خودشان را دارند. بنابراین اگر خواستید بپرسید که احساس کارمندانتان در برابر وظایفشان چیست، پیش از انتخاب گزینه‌ها فکر کنید و از کلمه مناسبی برای توصیف احساسشان استفاده کنید.

کلماتی که انتخاب می‌کنید باید به طور کامل منظور شما را برسانند، به اندازه کافی واضح باشند و با لحن مناسبی پرسیده شوند.

2. پیش از ارزیابی به شاخص‌های عملکردی خوب فکر کنید

پیش از طرح سوالات به این فکر کنید که بر چه اساسی می‌خواهید کارمندان را ارزیابی کنید. آیا دسته‌بندی خاصی پس از اتمام ارزیابی دارید و با چه شاخص‌هایی این دسته‌بندی را انجام می‌دهید. از مهمترین شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان می‌توان به نتیجه ارزیابی ۳۶۰ درجه، ارزیابی شاخص خالص مروجان (NPS)، تعداد خطاها، تعداد فروش، تعداد محصولات تولید شده، میزان غیبت‌ها، میزان درآمد بر هر کارمند، تعداد تماس‌های مشتریان، کیفیت پاسخگویی به تماس‌ها، تعداد سرنخ‌ها یا لیدها یا اهداف مدیریتی تعریف کرد.

3. فرم‌های مختلفی بر اساس موقعیت‌های مختلف تنظیم کنید

بهتر است به کمک قابلیت گروه سوال و درج اطلاعات مخفی فرم‌های مجزایی بر اساس هر موقعیت ایجاد کنید. قطعا سوالات مربوط به موقعیت مدیر بازاریابی با سوالات مربوط به کارمند بخش آی‌تی یکسان نخواهد بود. بنابراین پیش از ارسال فرم‌ها مطمئن شوید که هر فرم دقیقا متناسب با شرایط کاری هر کارمند تنظیم شده است.

4. جایی برای حرف‌های کارمندان هم قرار دهید

قرار نیست در تمام فرم شما بپرسید و قضاوت کنید، بهتر است جایی هم برای ابراز عقیده و نظر کارمندان هم قرار دهید. اگر از آن‌ها هم بخواهید نظراتشان را درباره موقعیت‌های مختلف در قالب جملات بیان کنند بهتر می‌توانید تصمیم بگیرید و نتایج تحلیل‌هایتان به دور از سوگیری خواهد بود. بنابراین در ساخت سوالات ارزیابی کارکنان از سوال‌های باز هم استفاده کنید.

5. از فرم‌های آنلاین برای صرفه‌جویی در زمان و هزینه استفاده کنید

به طور سنتی، بسیاری از شرکت‌ها تمایل دارند که فرآیند ارزیابی کارکنان را به صورت دستی و کاغذی انجام دهند. این کار هزینه بسیار زیادی برای سازمان در برخواهد داشت مخصوصا اگر تعداد کارکنان شرکت زیاد باشد. اما به کمک فرم‌های آنلاین، ارزیاب می‌تواند به راحتی شاخص‌های مهم را مشخص کرده و سوالات لازم را بپرسد.

چطور ارزیابی عملکرد کارکنان را موثرتر پیش ببریم؟

جلسات ارزیابی عملکرد کارکنان ممکن است در بسیاری از مواقع با فشار عصبی و استرس همراه باشد و حتی کارکنان با حالت تدافعی در جلسه حاضر شوند. آن‌ها ممکن است با خود فکر کنند که شما توانایی‌ها و دستاوردهای آن‌ها را مورد قضاوت قرار می‌دهید. برای همین لازم است پیش از شروع جلسه حتما کاملا آماده باشید و خود را برای کنترل جلسه محیا کرده باشید.

برای این‌که روند جلسه را به خوبی سپری کنید این مراحل را انجام دهید:

1. پیش از شروع جلسه فرم آنلاین ارزیابی عملکرد کارکنان را آماده کنید. در پرسشنامه ارزیابی عملکرد سازمانتان سوالات را به درستی مرتب کنید و در جلسه یکی یکی طبق سوالات پیش بروید.
2. جلسه را به گرمی آغاز کنید. سعی کنید استرس و فشار حاکم با جلسه را با صحبت دوستانه ابتدای جلسه کم کنید و فضای جلسه را به گونه‌ای پیش ببرید که بتوانید بهترین نتیجه را از ارزیابی خود دریافت کنید.
3. ابتدا از نقاط قوت فرد و سپس از نقاط ضعف او صحبت به میان آورید. حتی اگر بهره‌وری کارمندتان به اندازه کافی خوب نبوده است ابتدا تمام نقاط مثبت را بگوئید و حرفی از نکات منفی نزنید. سپس می‌توانید مواردی را مطرح کنید که نیاز به بازبینی و بهبود دارند.
4. حالا وقت آن رسیده که برای کارمند خود فضایی را ایجاد کنید تا بتواند نظراتش را بیان کند و درباره بازخوردهای شما حرف بزند.
5. نهایتا هم جلسه را با ابراز سخنان نهایی و جملات مثبت به پایان برسانید. گفتن جملات مثبت مخصوصا زمانی‌که عملکرد کارمندتان رضایت‌بخش نیست بسیار مهم است و باعث می‌شود فرد به تلاش برای بهبود بیشتر فکر کند.
6. در تمام مراحل جلسه ارزیابی می‌توانید تصویر یا صدای خودتان و صحبت‌هایتان را ضبط کرده و نهایتا آن را ضمیمه فرم آنلاین کنید تا در موارد بعدی از آن استفاده کنید و در صورت بروز مشکلات قانونی از آن به عنوان سند استفاده کنید.

معرفی نرم افزار ارزیابی عملکرد کارکنان

همان‌طور که پیش از این اشاره شده برای این‌که بتوان ارزیابی کاملی از کارمندان و مدیران به عمل آورد باید به مجموعه‌ای از داده‌ها دسترسی داشته باشیم. مثلا پیش از جلسه نهایی ارزیابی، از پرسشنامه ۳۶۰ درجه، NPS یا دیگر پرسشنامه‌های سنجش عملکرد کارکنان استفاده کرده باشبم و حالا ارزیابی نهایی را در فرمی جداگانه انجام دهیم.

برای این‌که بتوانید تمام این ارزیابی‌ها را به طور کامل و بدون دردسر و با هزینه‌ای بسیار کم انجام دهید نیاز به سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان پرس‌لاین دارید.

به کمک پرس‌لاین می‌توانید انواع پرسشنامه‌ها و فرم‌های منابع انسانی مانند فرم عملکرد کارکنان را بسازید و از تحلیل‌های آن استفاده کنید.

به کمک پرس‌لاین می‌توانید در فرم‌های خود از این امکانات و بسیاری امکانات دیگر بهره‌مند شوید:

• به کمک امتیاز، وزن هر سوال را مشخص کنید و در انتها به کارمندانتان بر اساس پاسخ‌هایشان نمره دهید.
• اگر صرفا می‌خواهید دسترسی به فرم و پرسشنامه از طریق سایت داخلی شرکت باشد، کافی است یک صفحه خالی در وب‌سایت شرکت بدین منظور ایجاد شود. کُد HTML پرسشنامه آنلاین خود را از فاز ارسال، بخش «قراردادن در وب‌سایت» بگیرید و آن را در HTML صفحه خالی مربوطه قرار دهید تا پرسشنامه با آدرس سایت شما و از طریق سایت شرکت در دسترس باشد.
• برای مدیران هر بخش لینک اختصاصی تولید کنید تا بتوانند به صورت مجزا ار کارمندان بخش خود ارزیابی کنند.
• روی پرسشنامه خود امکان احراز هویت به کمک کد را فعال کنید. کد پرسنلی یا شماره موبایل همان افراد را آپلود کنید تا دسترسی به پرسشنامه تنها برای این گروه مقدور باشد.
• امکان «افزودن شرط» کمک می‌کند تا شاخه‌های مختلف، متنوع و پیچیده پاسخ‌دهی در پرسشنامه آنلاین تعریف کنید؛ به این صورت که با ثبت هر پاسخ به یک سوال تعیین نمایید چه اتفاقی در پرسشنامه بیفتد، مثلا کدام سوال نمایش داده شود و پاسخ‌دهنده با چه صفحه‌ای مواجه شود. شرط را می‌توانید براساس مقدار پاسخ‌های یک یا چند سوال، امتیاز و یا مقادیر متغیرهای اطلاعات مخفی تعریف کنید. برای آشنایی بیشتر ویدیوی راهنمای افزودن شرط را ببینید.

ساخت و دانلود فرم ارزیابی عملکرد کارکنان

بهترین راه برای ساخت فرم ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده از فرم‌ آنلاین است. به کمک این فرم‌های می‌توانید به امکانات زیادی دست پیدا کنید و فرم‌های هوشمندانه‌تری ایجاد کنید.

فرم آنلاین ارزیابی عملکرد کارکنان علاوه بر اینکه از حالت کاغذی درآمده و امکان گم شدن یا خراب شدن را ندارد بلکه هزینه کمتری هم در پر کردن دارد.

فرم آنلاین ارزیابی عملکرد شغلی به شما امکان استفاده از قابلیت‌های ویژ]‌ای را می‌دهد که شما هرگز در فرم‌های کاغذی نداشته‌اید.

در این‌جا فرم آماده ارزیابی عملکرد کارمندان را برایتان قرار داده‌ایم و می‌توانید پس از ثبت نام در پرس‌لاین از آن استفاده کنید.

همچنین فایل pdf فرم ارزیابی عملکرد کارکنان و فرم قابل ویرایش آن در قالب word  نیز در این قسمت برای شما قرار داده شده است. برای دریافت این دو فرم روی تصویر زیر کلیک کنید.

نتیجه‌گیری

در ارزیابی از عملکرد شغلی کارمندان نکته مهم این است که داده‌های کاملی برای ارزیابی جمع‌اوری شده باشد و مدیر منابع انسانی بتواند قضاوت‌های صحیحی از عملکرد هر کارمند ارائه دهد. به کمک انواع فرم و پرسشنامه آنلاین می‌توانید این ارزیابی‌ها را انجام داده و با داده‌هایی کامل درباره وضعیت شغلی هر فرد تصمیم بگیرید.