وقتی بازدیدکننده سایت میخواهد سوالی بپرسد، خدمتی درخواست کند، بازخوردی بفرستد یا با تیم شما ارتباط بگیرد، نباید برای پیدا کردن راه تماس مناسب زمان زیادی صرف کند. فرم تماس با ما کمک میکند پیامها را بهصورت روشن و منظم دریافت کنید و اجازه ندهید درخواستها میان ایمیلها، واتساپ یا پیامهایی که پیگیری آنها دشوار است پراکنده شوند.
چه یک فروشگاه اینترنتی را مدیریت کنید، چه سایت خدماتی، صفحه فرود یا پلتفرم آموزشی داشته باشید، فرم تماس یک مسیر مستقیم و ساده برای ارسال درخواست در اختیار کاربر قرار میدهد. این ابزار علاوه بر تسهیل ارتباط، اطلاعات اولیهای هم در اختیار تیم شما میگذارد تا بتوانید نوع درخواست را بهتر تشخیص دهید و پاسخگویی را اولویتبندی کنید.
به همین دلیل، فرم تماس با ما در سایت شرکتها، فروشگاهها و صفحات معرفی خدمات بهعنوان یک نقطه ارتباطی استاندارد استفاده میشود؛ مسیری که هم تجربه کاربر را سادهتر میکند و هم به تیم شما کمک میکند پیامها را ساختارمند و قابل پیگیری دریافت کند.
فرم تماس با ما چیست؟
فرم تماس با ما یک فرم آنلاین است که در سایت یا صفحه فرود قرار میگیرد تا بازدیدکننده بتواند از طریق فیلدهایی مشخص، پیام، درخواست خدمت، پرسش، شکایت یا بازخورد خود را ارسال کند؛ بدون اینکه مجبور باشد برای ارتباط با مجموعه از چند کانال مختلف استفاده کند.
این فرم معمولا شامل فیلدهای پایهای مانند نام، ایمیل، شماره تلفن، دلیل تماس و متن پیام است. در صورت نیاز میتوان فیلدهای دیگری مانند نوع خدمت، نام شرکت یا روش ترجیحی تماس را نیز اضافه کرد؛ البته فقط زمانی که این اطلاعات برای پاسخگویی یا پیگیری درخواست ضروری باشند.
کاربرد فرم تماس فقط به دریافت پیام محدود نمیشود. این فرم به تیم کمک میکند درخواستها را دستهبندی کند، دلیل تماس را از ابتدا تشخیص دهد و هر پیام را برای بررسی به فرد یا بخش مناسب ارجاع دهد.
در پرسلاین میتوانید کار را با یک نمونه فرم آماده آغاز کنید و سپس فیلدها، ترتیب سوالها و نحوه نمایش آنها را متناسب با سایت و فرایند کاری تیم خود تغییر دهید. به این ترتیب، فرم تماس به بخشی از یک مسیر مشخص برای دریافت، بررسی و پیگیری درخواستها تبدیل میشود.
اگر علاوه بر فرم تماس به فرمهای دیگری مانند فرم ثبتنام، درخواست خدمت، پشتیبانی یا جمعآوری اطلاعات مشتریان نیاز دارید، میتوانید با فرمساز آنلاین پرسلاین فرمهای قابلشخصیسازی بسازید، آنها را منتشر کنید و پاسخهای دریافتی را بررسی کنید.
اهمیت فرم تماس با ما
اهمیت فرم تماس با ما فقط به قرارگرفتن چند فیلد در صفحه «تماس با ما» محدود نمیشود. ارزش اصلی آن در این است که پیامهای بازدیدکنندگان را به درخواستهایی روشن تبدیل میکند که میتوان آنها را خواند، دستهبندی کرد و با فرایندی مشخص پیگیری کرد.
یک فرم تماس با ما که بهدرستی طراحی شده باشد، در چهار بخش اصلی به بازدیدکننده و تیم شما کمک میکند:
یک مسیر رسمی برای ارتباط به بازدیدکننده نشان میدهد
وجود یک فرم مشخص، ابهام مسیر تماس را کاهش میدهد. بازدیدکننده میداند پیام خود را کجا بنویسد، چه اطلاعاتی باید ارائه کند و تیم شما از چه راهی میتواند با او ارتباط بگیرد.
این موضوع برای سایت شرکتها، فروشگاههای اینترنتی، صفحات معرفی خدمات و صفحات فرودی اهمیت بیشتری دارد که باید یک مسیر مستقیم و قابلفهم برای شروع ارتباط در اختیار کاربر قرار دهند.
اصطکاک را در صفحات فرود کاهش میدهد
فرم تماس به بازدیدکننده اجازه میدهد بدون جستوجوی ایمیل، شماره تماس یا کانال ارتباطی دیگر، درخواست اولیه خود را مستقیما از همان صفحه ارسال کند.
هرچه فیلدها روشنتر و فقط به اطلاعات موردنیاز برای پاسخگویی محدود باشند، تکمیل فرم نیز برای کاربر سادهتر خواهد بود. مطالعات مربوط به تجربه کاربر نشان میدهند افزایش تعداد فیلدها و پیچیدگی فرم میتواند احتمال رهاکردن آن پیش از ارسال را بیشتر کند. به همین دلیل، بهتر است فقط اطلاعاتی را درخواست کنید که واقعا برای پاسخگویی یا دستهبندی درخواست ضروری هستند.
به شما کمک میکند دلیل تماس را بهتر بفهمید
پرسیدن نوع درخواست، خدمت موردنظر یا بخش مرتبط، دستهبندی پیامها را آسانتر میکند. این روش از دریافت پیامهای عمومی و مبهمی جلوگیری میکند که تیم برای فهمیدن منظور فرستنده باید چند مرحله دیگر با او مکاتبه کند.
وقتی پیامهای مشتریان بخشی از یک فرایند گستردهتر برای سنجش رضایت، پیگیری شکایتها و شناسایی نقاط اصطکاک در سفر مشتری باشند، میتوانید از راهکارهای پرسلاین برای مدیریت تجربه مشتری استفاده کنید تا بازخوردها را منظمتر جمعآوری، بررسی و تحلیل کنید.
پیگیری درخواستها را در تیم بهبود میدهد
فرم تماس جایگزین پاسخگویی انسانی نمیشود، اما کمک میکند درخواست از همان ابتدا با اطلاعات روشنتری به دست تیم برسد. وقتی دادههای اصلی بهشکل منظم دریافت شوند، تیم میتواند اولویت درخواست را مشخص کند، آن را به بخش مناسب ارجاع دهد و پاسخی متناسبتر با نیاز مخاطب ارائه کند.
این موضوع از آن جهت مهم است که ابهام در پیام، زمان بررسی اولیه را افزایش میدهد و ممکن است شروع رسیدگی به درخواست را به تاخیر بیندازد.
در یک پیمایش HubSpot درباره جمعآوری لید در سال ۲۰۱۹، ۷۴٪ از پاسخدهندگان اعلام کردند برای دریافت اطلاعات مشتریان بالقوه از فرمهای وب استفاده میکنند و ۴۹٫۷٪ نیز فرمها را پربازدهترین ابزار جمعآوری لید خود میدانستند. این دادهها به این معنا نیست که هر فرم تماس نتیجه مشابهی ایجاد میکند، اما نشان میدهد فرمهای آنلاین همچنان یکی از مسیرهای اصلی تبدیل توجه بازدیدکننده به درخواستی قابلپیگیری هستند.
در نهایت، اهمیت فرم تماس با ما با تعداد فیلدهای آن سنجیده نمیشود. معیار اصلی این است که فرم تا چه اندازه ارتباط را برای بازدیدکننده ساده و درخواست را برای تیم روشن میکند. یک فرم مناسب فقط اطلاعات ضروری را میپرسد، فیلدهای الزامی را مشخص میکند و پیام کاربر را از یک متن عمومی به درخواستی تبدیل میکند که بتوان براساس آن اقدامی مشخص انجام داد.
رایگان ساخت فرم را با پرسلاین شروع کنید
انواع فرم تماس با ما و زمان استفاده از هرکدام
یک فرم تماس ثابت برای همه سایتها، صفحات و کمپینها مناسب نیست. فرمی که در صفحه «تماس با ما» یک شرکت استفاده میشود، با فرم صفحه فرود یک کمپین تبلیغاتی یا فرم پشتیبانی فنی تفاوت دارد.
برای انتخاب ساختار درست، ابتدا باید به یک سوال پاسخ دهید: میخواهید چه نوع پیامی از کاربر دریافت کنید؟
| نوع فرم تماس با ما | چه زمانی از آن استفاده کنید؟ | فیلدهای پیشنهادی |
|---|---|---|
| فرم تماس عمومی برای سایت | زمانی که به یک مسیر ارتباطی عمومی در صفحه «تماس با ما» سایت شرکت، وبلاگ یا سایت خدماتی نیاز دارید. | نام، ایمیل، دلیل تماس و متن پیام |
| فرم تماس تیم فروش یا پشتیبانی | زمانی که میخواهید درخواستها براساس موضوع به بخش مناسب تیم ارجاع داده شوند. | نوع درخواست، میزان فوریت، شماره سفارش یا نام شرکت و اطلاعات تماس |
| فرم تماس کمپینهای بازاریابی | زمانی که میخواهید درخواستهای ورودی از کمپین یا صفحه خدمات را پیش از تماس اولیه دستهبندی کنید. | حوزه فعالیت، خدمت موردنظر، منبع آشنایی و میزان نیاز |
| فرم تماس کوتاه برای صفحه فرود | زمانی که هدف صفحه دریافت یک درخواست اولیه با کمترین اصطکاک است، بهویژه در کمپینهای تبلیغاتی. | نام، ایمیل و خدمت یا درخواست اصلی |
| فرم ارتباط با مشتری | زمانی که میخواهید بازخورد، شکایت یا تجربه مشتری را پس از استفاده از محصول یا خدمت دریافت کنید. | نوع تجربه، میزان رضایت، شرح مسئله و روش ترجیحی تماس |
انتخاب نوع درست فرم کمک میکند سوالهای کمتری بپرسید، اما اطلاعات مفیدتری دریافت کنید. هرچه هدف فرم روشنتر باشد، تکمیل آن برای بازدیدکننده سادهتر و بررسی درخواست برای تیم سریعتر خواهد بود.
در پرس لاین میتوانید با استفاده از هوش مصنوعی یا یک نمونه فرم آماده کار را آغاز کنید، فیلدها را براساس سناریوی موردنظر تغییر دهید و سپس فرم را از طریق لینک مستقیم، کد QR یا داخل سایت منتشر کنید.
همچنین میتوانید پاسخها را در قالب Excel یا CSV دریافت کنید و در صورت نیاز، فرم را با Google Sheets یا Zapier به فرایندهای کاری دیگر تیم متصل کنید.
تفاوت فرم تماس با فرم ثبتنام یا درخواست چیست؟
فرم تماس، فرم ثبتنام و فرم درخواست ممکن است از نظر ظاهری مشابه باشند، اما هدف آنها و نحوه استفاده از اطلاعات جمعآوریشده متفاوت است. بنابراین باید نوع فرم را براساس کاری انتخاب کنید که پس از دریافت پاسخها قرار است انجام شود.
| نوع فرم | چه زمانی از آن استفاده کنید؟ | نمونه اطلاعات موردنیاز |
| فرم تماس با ما | زمانی که میخواهید پیام، پرسش، شکایت، بازخورد یا درخواست تماس بازدیدکننده سایت را دریافت کنید. | نام، ایمیل، دلیل تماس و متن پیام |
| فرم ثبتنام | زمانی که میخواهید اطلاعات افرادی را جمعآوری کنید که قصد ثبتنام در رویداد، دوره، خدمت یا فهرست انتظار را دارند. | نام، ایمیل، شماره تلفن، نام سازمان و نوع حضور |
| فرم درخواست | زمانی که میخواهید جزئیات یک درخواست مشخص را برای بررسی داخلی یا پیگیری تیم فروش و پشتیبانی دریافت کنید. | نوع درخواست، جزئیات خدمت، میزان فوریت و اطلاعات مشتری |
اگر هدف شما دریافت پیام عمومی، سوال مشتری یا ارجاع به تیم فروش و پشتیبانی است، فرم تماس با ما مناسبتر است.
برای جمعآوری اطلاعات ثبتنام در دورهها یا رویدادها، فرم ثبتنام بهتر است. همچنین برای درخواستهایی که نیاز به بررسی و ارجاع دارند، فرم درخواست گزینه مناسبتری خواهد بود.
در خدمات مشاورهای نیز میتوان از فرم درخواست مشاوره برای دریافت اطلاعات اولیه مشتری قبل از تماس استفاده کرد.
فرم تماس با ما باید شامل چه فیلدها و سوالهایی باشد؟
یک فرم تماس موثر لزوما به تعداد زیادی فیلد نیاز ندارد. مهم این است که اطلاعاتی را دریافت کنید که به تیم شما برای فهمیدن موضوع پیام، پاسخگویی به آن و ارجاع درخواست به فرد مناسب کمک میکنند؛ بدون اینکه فرایند ارسال برای بازدیدکننده طولانی یا خستهکننده شود.
پیش از افزودن هر فیلد از خود بپرسید:
آیا این اطلاعات برای پاسخگویی ضروری است؟
آیا دلیل تماس را روشنتر میکند؟
آیا به ارجاع پیام به بخش مناسب کمک میکند؟
اگر پاسخ مشخصی برای این پرسشها ندارید، بهتر است آن فیلد را حذف کنید یا پاسخدادن به آن را اختیاری در نظر بگیرید.
چرا باید فیلدها را با دقت انتخاب کنید؟
انتخاب فیلدهای مناسب به شما کمک میکند:
دلیل تماس را از همان ابتدا تشخیص دهید.
پیام را به تیم فروش، پشتیبانی یا بخش مرتبط ارجاع دهید.
تعداد درخواستهای ناقصی را که به پیگیری و پرسشهای تکمیلی نیاز دارند کاهش دهید.
اطلاعاتی جمعآوری کنید که در آینده برای شناسایی پرتکرارترین موضوعات تماس قابلاستفاده باشند.
جدول فیلدها و سوالهای پیشنهادی فرم تماس با ما
| دستهبندی | فیلد یا سوال | چه زمانی استفاده شود؟ | نکته اجرایی |
| اطلاعات پایه | نام و نام خانوادگی | تقریبا در همه فرمهای تماس | عنوان فیلد را کوتاه و روشن بنویسید. |
| اطلاعات پایه | آدرس ایمیل | زمانی که پاسخگویی از طریق ایمیل انجام میشود | از نوع سوال مناسب برای دریافت یک ایمیل معتبر استفاده کنید. |
| اطلاعات اختیاری | شماره تلفن | زمانی که تیم باید با کاربر تماس بگیرد یا پاسخ فوریتری ارائه کند | اگر تماس تلفنی ضروری نیست، این فیلد را اختیاری کنید. |
| دلیل تماس | دلیل تماس شما با ما چیست؟ | زمانی که چند نوع درخواست مختلف دریافت میکنید | گزینههایی مانند «پرسش»، «پشتیبانی»، «فروش»، «همکاری»، «شکایت» و «پیشنهاد» تعریف کنید. |
| ارجاع داخلی | پیام شما مربوط به کدام بخش است؟ | زمانی که بیش از یک تیم مسئول رسیدگی به پیامهاست | پاسخ این سوال میتواند ارجاع اولیه درخواست را سادهتر کند. |
| جزئیات پیام | پیام یا درخواست خود را بنویسید | در همه فرمهای تماس | فضای کافی برای توضیح در نظر بگیرید و از کاربر بخواهید مسئله را روشن و مشخص توضیح دهد. |
| روش پاسخگویی | ترجیح میدهید از چه روشی با شما تماس بگیریم؟ | زمانی که چند کانال ارتباطی در اختیار دارید | گزینههایی مانند ایمیل، تماس تلفنی یا واتساپ ارائه کنید. |
| زمان تماس | چه زمانی برای تماس با شما مناسب است؟ | زمانی که پیگیری درخواست از طریق تماس یا جلسه انجام میشود | برای تیمهای فروش و خدمات مشتری کاربرد بیشتری دارد. |
| اطلاعات بازاریابی | چگونه با ما آشنا شدید؟ | زمانی که فرم در کمپین یا صفحه فرود استفاده میشود | به شناسایی منبع درخواستهای ورودی کمک میکند. |
| اطلاعات کسبوکار | نام شرکت یا حوزه فعالیت شما چیست؟ | زمانی که پیش از پاسخگویی باید درخواست را ارزیابی یا دستهبندی کنید | برای شرکتهای خدماتی، مشاوران و تیمهای فروش B2B مناسب است. |
اگر فرم شما برای دریافت چند نوع درخواست طراحی شده است، میتوانید با شرطگذاری در پرسلاین، سوالهای تکمیلی را براساس پاسخ بازدیدکننده نمایش دهید.
برای مثال، اگر کاربر گزینه «پشتیبانی فنی» را انتخاب کند، میتوان سوالهایی مانند شماره سفارش، شرح خطا یا بارگذاری فایل را به او نشان داد. اگر گزینه «درخواست خدمت» را انتخاب کند، میتوان سوالهایی درباره نوع خدمت، نام شرکت یا زمان مناسب تماس نمایش داد.
به این ترتیب، هر پاسخدهنده فقط سوالهای مرتبط با دلیل تماس خود را میبیند و تیم شما نیز اطلاعات دقیقتری برای بررسی درخواست دریافت میکند.
چگونه فرم تماس با ما را در پرسلاین حرفهای بسازیم؟ (راهنمای گامبهگام)
ساخت یک فرم تماس حرفهای در پرسلاین فقط به اضافهکردن فیلدهای نام، ایمیل و پیام محدود نمیشود. فرم باید مسیر مشخصی ایجاد کند: درخواست را دریافت کند، براساس موضوع به مسیر مناسب هدایت کند، تیم را از ثبت پیام جدید مطلع سازد و پس از ارسال نیز به پاسخدهنده اطمینان دهد که درخواست او ثبت شده است.
۱. هدف فرم تماس را مشخص کنید
پیش از افزودن فیلدها، مشخص کنید فرم برای دریافت چه نوع پیامهایی طراحی میشود:
پرسشهای عمومی
درخواستهای فروش
شکایتها
درخواست پشتیبانی فنی
پیشنهاد همکاری
بازخورد مشتریان
این تصمیم ساختار فرم را مشخص میکند. برای مثال، فرم پشتیبانی ممکن است به شماره سفارش و شرح مسئله نیاز داشته باشد، درحالیکه در فرم فروش، نام شرکت، خدمت موردنظر و زمان مناسب تماس اهمیت بیشتری دارند.
۲. فرم را در پرسلاین ایجاد کنید
وارد حساب پرسلاین شوید و کار را با (نمونه فرم تماس با ما) آغاز کنید. همچنین میتوانید از قابلیت ساخت پرسشنامه با هوش مصنوعی استفاده کنید. اگر فرایند دریافت درخواست در مجموعه شما ساختار متفاوتی دارد، میتوانید فرم جدیدی را از ابتدا بسازید.
پس از ایجاد فرم، نوع سوال مناسب را برای هر اطلاعات انتخاب کنید تا دادهها از همان ابتدا بهشکل درست و قابلبررسی دریافت شوند.
انواع سوالهای پرکاربرد در فرم تماس عبارتاند از:
متن با الگو: برای دریافت دادههای متنی با ساختار مشخص. الگوها شامل: حروف فارسی، حروف فارسی، شماره موبایل، کد ملی، تاریخ شمسی، کد عددی، شماره شبا، شماره کارت، شماره تلفن، ساعت، حروف انگلیسی، تاریخ میلادی، پلاک خودرو، متن آزاد، الگوی دلخواه
متن با پاسخ بلند: برای دریافت پیام، شکایت یا شرح کامل درخواست
چندگزینهای: برای انتخاب یک گزینه از میان دلایل تماس یا انواع خدمات
لیست کشویی: برای زمانی که تعداد گزینهها زیاد است و نمیخواهید فرم طولانی به نظر برسد
هنگام تنظیم هر سوال میتوانید:
پاسخدادن به آن را الزامی یا اختیاری کنید.
توضیح یا راهنمای کوتاهی زیر سوال بنویسید.
در صورت نیاز، مقدار پیشفرض تعیین کنید.
با شرطگذاری، نمایش سوال را به پاسخهای قبلی وابسته کنید.
در بیشتر فرمهای تماس بهتر است ابتدا این فیلدها را اضافه کنید:
نام و نام خانوادگی
آدرس ایمیل
شماره تلفن، در صورت ضرورت
دلیل تماس
جزئیات پیام یا درخواست
پس از آن، فقط فیلدهایی را اضافه کنید که به پاسخگویی، دستهبندی یا پیگیری درخواست کمک میکنند. طولانیکردن فرم بدون هدف مشخص، فرایند تماس را برای بازدیدکننده دشوارتر میکند.
۳. با شرطگذاری فقط سوالهای مرتبط را نمایش دهید
اگر فرم شما چند نوع درخواست را دریافت میکند، از «افزودن شرط» استفاده کنید تا هر پاسخدهنده فقط سوالهای مرتبط با انتخاب خود را ببیند.
برای مثال:
اگر پاسخدهنده «پشتیبانی فنی» را انتخاب کند، سوالهایی مانند شرح مشکل، شماره سفارش یا بارگذاری فایل نمایش داده شوند.
اگر «درخواست خدمت» را انتخاب کند، سوالهایی درباره نوع خدمت، نام شرکت و زمان مناسب تماس نمایش داده شوند.
اگر «همکاری» را انتخاب کند، سوالهایی درباره نوع همکاری و حوزه فعالیت نمایش داده شوند.
با این روش لازم نیست تمام فیلدها را به همه کاربران نشان دهید. فرم برای پاسخدهنده کوتاهتر میشود و تیم نیز اطلاعات متناسبتری با نوع درخواست دریافت میکند.
برای آموزش کامل، ویدیو راهنمای افزودن شرط به پرسشنامه مشاهده کنید.
۴. اطلاعرسانی از طریق ایمیل را برای تیم و پاسخدهنده فعال کنید
پس از تنظیم فیلدها، اطلاعرسانی از طریق ایمیل را فعال کنید تا هنگام ثبت درخواست جدید، تیم مسئول مطلع شود. همچنین میتوانید پس از ارسال فرم، یک پیام تایید برای پاسخدهنده بفرستید.
اطلاعرسانی داخلی کمک میکند تیم فروش، پشتیبانی، همکاریها یا خدمات مشتری بدون مراجعه مداوم به جدول نتایج، از دریافت درخواست جدید باخبر شود.
نمونه متن اطلاعرسانی داخلی:
یک درخواست تماس جدید از @[نام پاسخدهنده] دریافت شد. دلیل تماس: @[دلیل تماس]. برای بررسی جزئیات، پاسخ ثبتشده را در جدول نتایج مشاهده کنید.
پیام تایید به پاسخدهنده نیز مشخص میکند که درخواست او دریافت شده و در ادامه چه اتفاقی خواهد افتاد.
میتوانید «شناسه پاسخدهنده» را در پیام قرار دهید تا هر درخواست یک شماره مرجع برای پیگیری داشته باشد. برای افزودن آن، علامت @ را تایپ کنید و «شناسه پاسخدهنده» را از میان پاسخها و متغیرهای موجود انتخاب کنید.
نمونه پیام تایید:
از تماس شما متشکریم. پیام شما با موفقیت دریافت شد و تیم مربوط براساس موضوع درخواست آن را بررسی خواهد کرد. شناسه درخواست شما: @شناسه_پاسخدهنده. برای پیگیریهای بعدی، این شناسه را نگه دارید.
به این ترتیب، تیم بلافاصله از ثبت درخواست باخبر میشود و پاسخدهنده نیز تاییدی روشن همراه با اطلاعات پیگیری دریافت میکند.
۵. صفحه پایان را پس از ارسال فرم شخصیسازی کنید
صفحه پایان آخرین بخشی است که پاسخدهنده پس از ثبت درخواست میبیند. متن این صفحه باید روشن و اطمینانبخش باشد.
میتوانید از صفحه پایان برای موارد زیر استفاده کنید:
تایید دریافت درخواست
توضیح مرحله بعد
اعلام زمان یا روش پیگیری، در صورت مشخصبودن
یادآوری بررسی ایمیل برای دریافت پیام تایید
نمونه متن صفحه پایان:
پیام شما با موفقیت ارسال شد. یک ایمیل تایید شامل شناسه درخواست برای شما فرستاده میشود.
با این پیام، پاسخدهنده میداند درخواست ثبت شده و اطلاعات پیگیری را از کجا دریافت خواهد کرد.
۶. طراحی فرم را با ظاهر سایت هماهنگ کنید
پس از تنظیم سوالها و اطلاعرسانیها، ظاهر فرم را با هویت بصری سایت یا سازمان هماهنگ کنید.
میتوانید:
رنگهای فرم را متناسب با رنگهای برند تغییر دهید.
نوع و اندازه نوشتهها را برای خوانایی بهتر تنظیم کنید.
لوگوی سازمان را به فرم اضافه کنید.
از تصویر پسزمینه هماهنگ با هویت بصری استفاده کنید.
هدف این است که فرم تماس بخشی طبیعی از تجربه سایت به نظر برسد، نه صفحهای جدا و ناهماهنگ با محیطی که کاربر پیش از آن مشاهده کرده است.
۷. فرم را در محل مناسب منتشر کنید
پس از تکمیل تنظیمات، ابتدا فرم را فعال کنید تا آماده دریافت پاسخ شود. سپس به فاز ارسال بروید و روش انتشار مناسب را انتخاب کنید.
در پرسلاین میتوانید فرم را از روشهای مختلف منتشر کنید:
اشتراکگذاری لینک مستقیم
ساخت کد QR
قرار دادن فرم در سایت
نمایش فرم داخل صفحه با کد Embed
نمایش در پنجره پاپآپ
نمایش بهصورت دکمهای که فرم را باز میکند
اگر سایت شما با WordPress ساخته شده است، میتوانید از روشهای قرار دادن فرم در سایت یا افزونه وردپرس پرسلاین استفاده کنید و فرم را در صفحه «تماس با ما» یا صفحه فرود نمایش دهید.
لینک مستقیم فرم تماس را میتوانید خارج از سایت نیز در اختیار مخاطبان قرار دهید. برای مثال، لینک فرم را در بیوی حسابهای شبکههای اجتماعی، دکمه تماس یا لینک پروفایل کسبوکار، استوری، پستهای معرفی خدمات و پیامهای خودکار قرار دهید.
همچنین میتوانید لینک فرم تماس را در کانالها و حسابهای پیامرسان مانند واتساپ، تلگرام یا بله منتشر کنید. این روش به مخاطب اجازه میدهد بهجای نوشتن یک پیام پراکنده، درخواست خود را همراه با اطلاعات موردنیاز در فرم ثبت کند. در نتیجه، پیامها با ساختاری یکسان به دست تیم میرسند و دستهبندی و پیگیری آنها سادهتر میشود.
هنگام استفاده از لینک فرم در شبکههای اجتماعی و پیامرسانها، متن دکمه یا فراخوان را براساس هدف فرم انتخاب کنید. برای مثال:
تماس با ما، ارسال درخواست، دریافت مشاوره، ارتباط با پشتیبانی، ثبت درخواست همکاری، ارسال پیام به تیم فروش
فرم باید در محلی قرار بگیرد که کاربر بهراحتی آن را پیدا کند. اگر فرم برای صفحه تماس عمومی سایت طراحی شده است، دسترسی به آن را از منو یا بخشهای اصلی سایت ساده کنید. اگر در صفحه فرود یک کمپین استفاده میشود، تعداد فیلدها و متن سوالها را با پیام و هدف همان کمپین هماهنگ نگه دارید.
پیش از انتشار، تنظیمات پیشنمایش لینک را نیز بررسی کنید و عنوان، توضیح و تصویر معرفی فرم را بهگونهای تنظیم کنید که هنگام اشتراکگذاری در شبکههای اجتماعی یا پیامرسانها، ظاهر روشن، مرتبط و حرفهای داشته باشد.
۸. پاسخها را بررسی و فرم را بهتدریج بهبود دهید
پس از شروع دریافت پاسخها، کیفیت اطلاعاتی را که به تیم میرسد بررسی کنید:
آیا پاسخدهندگان جزئیات کافی ارائه میکنند؟
آیا بعضی درخواستها در گزینههای «دلیل تماس» جای مشخصی ندارند؟
آیا تیم برای دستهبندی درخواستها به فیلد دیگری نیاز دارد؟
آیا فیلدی وجود دارد که کاربران معمولا آن را تکمیل نمیکنند یا برای پاسخگویی ضروری نیست؟
در فاز گزارش میتوانید پاسخهای ثبتشده را در «جدول نتایج» مشاهده کنید و جزئیات هر درخواست را جداگانه بررسی کنید.
بخش «نمودارها» نیز تصویری کلی از الگوهای پرتکرار ارائه میدهد؛ برای مثال، میتوانید ببینید کدام دلیل تماس بیشتر انتخاب شده یا کدام نوع درخواست سهم بیشتری از پیامهای ورودی دارد.
در صورت نیاز به بررسی یا اشتراکگذاری اطلاعات خارج از پرسلاین، میتوانید نتایج را در قالب Excel یا CSV دریافت کنید. همچنین میتوان از Google Sheets یا Zapier برای اتصال پاسخها به فرایندهای کاری گستردهتر تیم استفاده کرد.
اگر میخواهید درخواستهای تماس را پس از جمعآوری در یک فضای ساختاریافتهتر سازماندهی و پیگیری کنید، میتوانید پاسخهای فرم را به پرسبیس (Porsbase) منتقل کنید. در پرسبیس، اطلاعات هر درخواست در جدول ثبت میشود و تیم میتواند دادهها را در یک پایگاه متمرکز، قابلجستوجو و منظم نگهداری کند. این ساختار برای دستهبندی درخواستها، ثبت وضعیت پیگیری، مشخصکردن مسئول رسیدگی و جلوگیری از پراکندگی اطلاعات میان فایلها و پیامها کاربرد دارد.
برای مثال، میتوانید در جدول پرسبیس ستونهایی مانند موارد زیر داشته باشید:
نام و اطلاعات تماس
دلیل تماس
تاریخ ثبت درخواست
میزان فوریت
مسئول پیگیری
وضعیت درخواست
یادداشتهای داخلی تیم
با این روش، فرم تماس فقط نقطه دریافت پیام نیست؛ بلکه به ورودی یک فرایند منظم تبدیل میشود که از ثبت درخواست در پرسلاین آغاز میشود و سازماندهی و پیگیری آن در پرسبیس ادامه پیدا میکند.
با اجرای این مراحل، تیم اطلاعرسانی مشخصی دریافت میکند، پاسخدهنده پیام تایید میبیند و هر درخواست میتواند با شناسهای مجزا ثبت، دستهبندی و پیگیری شود.
درخواستهای تماس را از اولین پیام سازماندهی کنید
فرم تماس با ما فقط فضایی برای نوشتن پیام نیست؛ بلکه نقطه شروع یک فرایند منظم میان بازدیدکننده سایت و تیم شماست. وقتی فیلدهای مناسب را انتخاب میکنید، از شرطگذاری استفاده میکنید، اطلاعرسانی ایمیلی را فعال میکنید و برای کاربر توضیح میدهید پس از ارسال چه اتفاقی میافتد، تجربه تماس روشنتر و پیگیری درخواستها سادهتر میشود.
برای شروع لازم نیست فرم را از ابتدا طراحی کنید. نمونه فرم تماس با ما در پرسلاین را باز کنید و سپس فیلدها، صفحه پایان، طراحی و روش انتشار آن را متناسب با سایت و فرایند کاری تیم خود تغییر دهید.
رایگان ساخت فرم را با پرسلاین شروع کنید.
سوالهای متداول درباره فرم تماس با ما
تفاوت فرم تماس ساده و فرم تماس حرفهای چیست؟
فرم تماس ساده معمولا فقط اطلاعاتی مانند نام، ایمیل و متن پیام را دریافت میکند. فرم تماس حرفهای علاوه بر دریافت پیام، به دستهبندی و پیگیری درخواست نیز کمک میکند.
در پرسلاین میتوانید از فیلدهای اختصاصی، شرطگذاری، اطلاعرسانی از طریق ایمیل، صفحه پایان و شناسه پاسخدهنده استفاده کنید تا درخواست از همان لحظه ارسال، اطلاعات روشنتری داشته باشد و تیم بتواند آن را بهتر بررسی کند.
به این ترتیب، فرم فقط یک صندوق دریافت پیام نیست؛ بلکه به مسیری منظم برای دریافت، دستهبندی و پیگیری درخواستها تبدیل میشود.
چه فیلدهای اصلی باید در فرم تماس با ما قرار بگیرند؟
فیلدهای اصلی باید اطلاعاتی را دریافت کنند که برای فهمیدن موضوع درخواست و پاسخگویی به آن ضروری هستند. در بیشتر فرمهای تماس، این موارد کافیاند:
(نام و نام خانوادگی - آدرس ایمیل - دلیل تماس - متن پیام یا جزئیات درخواست)
در صورت ضرورت میتوانید شماره تلفن، نام شرکت یا زمان مناسب تماس را نیز اضافه کنید.
در پرسلاین میتوان برای هر اطلاعات از نوع سوال مناسب استفاده کرد؛ برای مثال، متن با پاسخ کوتاه برای نام، متن با پاسخ بلند برای جزئیات پیام، سوال چندگزینهای برای دلیل تماس و لیست کشویی برای فهرستهای طولانیتر.
شرطگذاری چگونه فرم تماس را حرفهایتر میکند؟
شرطگذاری باعث میشود هر پاسخدهنده فقط سوالهایی را ببیند که با دلیل تماس او مرتبط هستند.
برای مثال، اگر کاربر «پشتیبانی فنی» را انتخاب کند، میتوان سوالهایی مانند شرح مشکل، شماره سفارش یا بارگذاری فایل را نمایش داد. اگر «درخواست خدمت» را انتخاب کند، میتوان سوالهایی درباره نوع خدمت و زمان مناسب تماس نشان داد.
این روش فرم را برای پاسخدهنده کوتاهتر میکند و در عین حال، اطلاعات دقیقتری متناسب با نوع درخواست در اختیار تیم قرار میدهد.
آیا میتوان هنگام ثبت درخواست جدید به تیم اطلاع داد؟
بله. در پرسلاین میتوانید اطلاعرسانی از طریق ایمیل را تنظیم کنید تا پس از ثبت پاسخ جدید، صاحب فرم یا افراد مسئول از دریافت درخواست مطلع شوند.
این قابلیت برای تیمهای فروش، پشتیبانی، خدمات مشتری و همکاریها مفید است؛ زیرا نیاز به بررسی مداوم جدول نتایج را کاهش میدهد و کمک میکند تیم از ثبت پیام جدید زودتر باخبر شود.
آیا میتوان پس از ارسال فرم، پیام تایید برای پاسخدهنده فرستاد؟
بله. میتوانید یک ایمیل تایید برای پاسخدهنده تنظیم کنید تا پس از ثبت فرم، از دریافتشدن درخواست خود مطمئن شود و مرحله بعد را بداند.
نمونه پیام تایید:
از تماس شما متشکریم. پیام شما با موفقیت دریافت شد و تیم مربوط براساس موضوع درخواست آن را بررسی خواهد کرد.
در صورت نیاز، میتوانید شناسه پاسخدهنده را نیز در پیام قرار دهید تا درخواست یک شماره مرجع برای پیگیریهای بعدی داشته باشد.
آیا میتوان فرم تماس با ما را داخل سایت قرار داد؟
بله. فرم ساختهشده در پرسلاین را میتوان از طریق لینک مستقیم، کد QR یا روشهای قرار دادن فرم در سایت منتشر کرد.
بسته به طراحی سایت و تجربهای که میخواهید ایجاد کنید، میتوانید فرم را داخل صفحه قرار دهید، آن را در پنجره پاپآپ نمایش دهید یا از دکمهای استفاده کنید که فرم را برای بازدیدکننده باز میکند.
اگر فرم در صفحه «تماس با ما» قرار میگیرد، بهتر است دسترسی به آن ساده باشد و ظاهر و محتوای آن با سایر اجزای صفحه هماهنگی داشته باشد.
آیا میتوان از فرم تماس در صفحات فرود و کمپینها استفاده کرد؟
بله. فرم تماس میتواند در صفحه فرود یا کمپین بازاریابی برای دریافت درخواست اولیه از مخاطب استفاده شود.
در این حالت بهتر است فرم کوتاه و مستقیم باشد و فقط اطلاعات ضروری مانند نام، ایمیل، خدمت موردنظر یا دلیل تماس را دریافت کند.
همچنین عنوان، توضیح و تصویر معرفی فرم باید با پیام و هدف کمپین هماهنگ باشند تا کاربر پس از ورود به فرم با موضوع متفاوتی مواجه نشود.
چگونه پاسخهای فرم تماس را در پرسلاین تحلیل کنیم؟
پس از دریافت پاسخها، میتوانید جزئیات هر درخواست را در «جدول نتایج» بررسی کنید.
در بخش «تحلیل و نمودارها» نیز میتوان الگوهای پرتکرار را مشاهده کرد؛ برای مثال:
پرتکرارترین دلیل تماس
بیشترین نوع درخواست
توزیع پیامها میان موضوعات مختلف
تغییر حجم درخواستها در دورههای زمانی متفاوت
در صورت نیاز به بررسی اطلاعات خارج از پرسلاین، میتوانید پاسخها را در قالب Excel یا CSV دریافت کنید.
آیا میتوان فرم تماس را به فرایند کاری تیم متصل کرد؟
بله. اگر فرم تماس بخشی از فرایند داخلی میان فروش، پشتیبانی یا خدمات مشتری باشد، میتوانید دادههای آن را با روشهایی مانند خروجی Excel و CSV یا اتصال به Google Sheets و Zapier وارد فرایندهای گستردهتر تیم کنید.
این امکان زمانی مفید است که هدف فقط دریافت پیام نباشد و بخواهید درخواستها را دستهبندی، میان اعضای تیم توزیع یا در ابزارهای دیگر پیگیری کنید.
