فرم ورود و خروج مهمان

فرم ورود و خروج مهمان چیست؟

با افزایش روزافزون ترجیح افراد به خرید بلیط و رزرو هتل از طریق تلفن‌های همراه هوشمند، یکی از موارد ضروری برای مدیریت هتل، درنظرگرفتن نیازمندی مشتری و استفاده از روش‌های آنلاین است.

آیا صف‌های طولانی در قسمت پذیرش تبدیل به یکی از چالش‌های هتل شما شده است؟ آیا دسته‌بندی و مدیریت انبوهی از فرم‌های چاپی و پاسخگویی به تماس‌های پی‌درپی مشتریان برای رزرو و پذیرش، روندی فرسایشی برای کارکنان هتل ایجاد کرده‌است؟

راه حلی که برای رفع این مشکلات پیشنهاد می‌شود، استفاده از فرم‌های آنلاین به جای روش سنتی انجام رویه‌های کاری است. فرم ورود و خروج هتل به مهمانان کمک می‌کند اطلاعات خود از جمله زمان ورود، زمان خروج، نوع اتاق، تعداد همراهان و اطلاعات شخصی همراهان، خدمات و امکانات موردنیاز را ثبت کنند.

ثبت تمام این اطلاعات فقط با ورود به لینک فرم با استفاده از موبایل یا لپتاپ از هر مکانی و قبل از رسیدن به هتل امکان‌پذیر است.

پس از این که مسافری در هتل شما اتاق رزرو می‌کند، لینک فرم ورود و خروج را از طریق ایمیل یا پیامک برای او ارسال کنید. در این صورت امکان تکمیل این فرم در زمان دلخواه برای مهمانان فراهم می‌شود.

فرم تردد مهمان را به دو روش می‌توانید با مهمانان به اشتراک بگذارید. روش اول ارسال لینک فرم برای مشتریان یا قراردادن لینک در وبسایت هتل است. فرآیند پذیرش یا خروج مهمانان در این روش بسیار سریع‌تر و منعطف‌تر است.

روش دیگر قراردادن کیوسک‌هایی در محل هتل است. در این روش می‌توان دستگاه‌هایی در محل پذیرش قرار داد که مهمانان فرم را تکمیل کنند. تنها کافیست لینک فرم ورود و خروج مهمان را باز کنند و اطلاعات خواسته‌شده را در فرم وارد کنند. در صورت نیاز می‌توان فایل الکترونیکی مدارک شناسایی مهمانان را نیز از طریق این فرم دریافت کرد.

به محض تکمیل و ارسال فرم، جدول اطلاعات ثبت‌شده، در حساب کاربری شما به‌روزرسانی می‌شود و می‌توانید جزییات تردد مهمانان خود را در بخش گزارش مشاهده کنید.

چرا باید فرم آنلاین ورود و خروج مهمان بسازیم؟

فرم تردد مهمان کارایی فرآیندهای هتل را به میزان قابل توجهی بهبود می‌بخشد. با استفاده از روش ساخت فرم آنلاین ورود و خروج، ضمن حل مشکل صف‌های طولانی در بخش پذیرش، انتقادات و شکایات مهمانان در خصوص سرعت خدمت‌رسانی را به صفر برسانید.

یکی از شاخص‌های موفقیت خدمات، منعطف بودن آن است. فرم آنلاین تردد امکان پذیرش یا خروج مهمانان را در هر زمانی فراهم می‌کند. به علاوه در صورت استفاده از فرم آنلاین ورود و خروج دیگر نیازی به حضور بیست و چهار ساعته کارکنان در قسمت پذیرش نیست.

فرم آنلاین تردد مهمان، با تسریع و بهبود فرآیند ورود و خروج، موجب افزایش تعداد مهمانان شما می‌شود. از سوی دیگر مشتریان فعلی به دلیل بهبود کیفیت خدمات دریافتی به مشتریان وفادار هتل شما تبدیل می‌شوند.

در صورتی که فضای قسمت پذیرش مهمانسرای شما محدود است و امکان پاسخگویی حضوری به مسافران زیادی بطور همزمان وجود ندارد، ارسال فرم ورود و خروج مهمانسرا به صورت آنلاین، جایگزینی بسیار مناسب است.

در مجموع، فرم آنلاین ورود و خروج مهمان هتل مزایای زیادی دارد که می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• صرفه‌جویی زمان کارکنان بخش پذیرش

• کاهش هزینه‌های عملیاتی

• افزایش تعداد رزروها

• سرعت بخشیدن به پذیرش و ورود و خروج

• دریافت اطلاعات به صورت کاملا بهینه

• حداکثرشدن فروش

چطور با پرس‌‌لاین فرم آنلاین ورود و خروج مهمان را حرفه‌ای بسازیم؟

برای استفاده از نمونه فرم ورود و خروج مهمان، یک حساب کاربری در پرس‌لاین ایجاد کنید. سپس با چند درگ و دراپ سوالات موردنظر را به این فرم اضافه کنید و در فاز ایجاد، به سادگی سوالات را بر اساس اطلاعات و خدمات هتل خود ویرایش و شخصی‌سازی کنید.

برای دریافت تصویر یا فایل مدارک شناسایی مهمانان، سوال آپلود فایل را به فرم خود اضافه کنید. همچنین برای ثبت تاریخ ورود یا خروج از الگوی پاسخ تاریخ در سوال متنی استفاده کنید.

پس از ساخت و فعالسازی فرم آنلاین ورود و خروج، آن را برای مشتریانی که اتاق رزرو کرده‌اند ارسال کنید.

علاوه بر ارسال لینک فرم بصورت ایمیل یا پیامک، نمونه فرم ورود و خروج مهمان هتل را به کمک پلاگین وردپرس پرس‌لاین به سادگی در وبسایت خود قرار دهید و اطلاعات مشتریان را دریافت کنید.

اگر می‌خواهید مهمانان از طریق دستگاه های موجود در قسمت پذیرش به فرم پاسخ دهند، قابلیت بارگذاری مجدد خودکار را در صفحه تشکر فرم فعال کنید تا پس از ارسال پاسخ یکی از مهمانان، فرم برای مهمان بعدی بصورت خودکار بارگذاری شود.

به منظور مدیریت بهتر تردد و پذیرش مهمانان، ویژگی یکپارچه‌سازی با سایر نرم‌افزارها را برای فرم خود فعال کنید تا بطور خودکار با ثبت هر پاسخ جدید، رویدادی به تقویم گوگل یا سایر ابزارهای مدیریتی هتل اضافه شود.

برای استفاده از تمام این امکانات کافیست در پرس‎لاین همین حالا ثبت‌نام کنید و اولین پرسشنامه خود را بسازید. اگر سوالی دارید یا نیاز به راهنمایی بیشتری دارید به support@porsline.ir ایمیل بزنید.