فرم ثبتنام یکی از رایجترین فرمهای آنلاین برای موقعیتهایی مانند رویدادها، دورههای آموزشی، وبینارها، کارگاهها، خدمات سازمانی یا مسابقات است. با ساخت فرم ثبتنام در پُرسلاین، میتوانید اطلاعات را بهصورت ساختاریافته جمعآوری کنید، ظرفیتها را مدیریت کنید و در پرسبیس میتوانید دادهها را دقیق تر بررسی و آنها را در لیستهای تفکیکشده ببینید و با دیگران به اشتراک بگذارید. همچنین میتوانید فرآیند بررسی و تکمیل ثبتنام را با تعریف اتوماسیون خودکار نمایید.
در این راهنما، نحوهی ساخت یک فرم ثبتنام حرفهای در پُرسلاین و مدیریت پاسخها در پرس بیس را مرحلهبهمرحله بررسی میکنیم.
راهنمای گامبهگام طراحی سوالهای فرم ثبت نام آنلاین
پس از ورود به حساب کاربری روی «ساخت پرسشنامه جدید» کلیک کنید. پُرسلاین سه روش برای ایجاد فرم در اختیار شما قرار میدهد:
میتوانید فرم را از ابتدا طراحی کرده و سوالهای موردنظر خود را بهسادگی با کشیدن و رها کردن (Drag & Drop) اضافه کنید.
از نمونه آماده فرم ثبت نام استفاده کرده و تنها با یک کلیک آن را به حساب کاربری خود اضافه کنید.
یا با هوش مصنوعی پرسلاین نیازمندیهای خود را شرح دهید تا در کمتر از یک دقیقه فرم ثبت نام بهصورت خودکار برای شما ایجاد شود.
در هر سه روش، پس از ایجاد فرم میتوانید سوالها، ظاهر، تنظیمات، اطلاعرسانیها و سایر جزئیات را مطابق نیاز سازمان و مجموعه خود ویرایش کنید.
اگر فرم را بهصورت دستی طراحی میکنید، سوالهای زیر را بهترتیب به پرسشنامه اضافه کنید:
دریافت اطلاعات فردی
ابتدا یک نوع سوال با الگوی حروف فارسی را برای دریافت نام و نام خانوادگی انتخاب کنید. سپس برای دریافت شماره موبایل پاسخ دهنده از الگوی شماره موبایل استفاده کنید.
در صورت نیاز می توانید یک نوع سوال ایمیل به منظور دریافت آدرس ایمیل پاسخ دهنده اضافه کنید.
برای دریافت جنسیت می توانید از نوع سوال چندگزینه ای یا چند گزینه تصویری استفاده کنید.
اگر برای ثبتنام گزینههایی مختلفی در نظر دارید مثل انتخاب نوع رویداد ، میتوانید از سوال «چندگزینهای» یا «لیست کشویی» استفاده کنید تا شرکتکننده گزینهی مورد نظر خود را انتخاب کند. اگر با انتخاب هر یک از گزینهها، پاسخدهنده باید به سوالهای اختصاصی هدایت شود، از ویژگی «شرطگذاری» استفاده کنید تا هر دسته از ثبتنامکنندگان به بخش مشخصی از پرسشنامه منتقل شوند.
در انتها با ایجاد صفحه پایان میتوانید به پاسخدهنده پیامی مانند «ثبتنام شما با موفقیت انجام شد» نمایش دهید یا لینک دلخواهی قرار دهید تا پاسخدهنده به صفحهای حاوی اطلاعات تکمیلی مانند تاریخ و ساعت رویداد، مکان برگزاری، لینک جلسهی آنلاین یا فایلهای راهنما هدایت شود.
چگونه در فرم ثبتنام آنلاین هزینه دریافت کنیم؟
اگر شرکت در دوره، کارگاه یا رویداد شما نیازمند پرداخت هزینه است، میتوانید نوع سؤال «درگاه پرداخت» را به فرم اضافه کنید.
برای این منظور، در پرسشنامهی خود یک سؤال «درگاه پرداخت» اضافه کنید و مبلغ مورد نظر را برای ثبتنام وارد کنید. این مبلغ میتواند ثابت باشد یا متناسب با انتخابهای پاسخدهنده تغییر کند.
برای راهنمایی بیشتر، پیشنهاد میکنیم ویدیوی «چگونه به فرمهای آنلاین خود درگاه پرداخت اضافه کنیم؟» را مشاهده کنید.
چگونه در فرم ثبتنام، امکان آپلود مدارک و فایلها را فعال کنیم؟
اگر نیاز دارید ثبتنامکنندگان فایلی مانند معرفینامه یا تصویرشناسایی را بارگذاری کند، میتوانید سوال «آپلود فایل» را به فرم اضافه کنید و مشخص کنید چه نوع فایلهایی مجاز هستند (مثلاً فقط PDF یا عکس).
همچنین اگر میخواهید پاسخدهنده فقط امکان ارسال تصویر زندهی گرفتهشده توسط دوربین را داشته باشد، ویژگی عکسبرداری در نوع سوال آپلود فایل را فعال کنید.
چگونه رنگبندی و ظاهر فرم ثبت نام را با برند خود هماهنگ کنیم؟
در فاز «طراحی» با رنگبندیهای متنوع، درج لوگو و عکس پسزمینه میتوانید تا آخرین پیکسل فرم را مطابق هویت بصری سازمان خود طراحی کنید . همچنین در هر سوال، میتوانید با فعالکردن عکس/ویدیو و استفاده از ویژگی «چیدمان»، تصویر دلخواه را بارگذاری و موقعیت نمایش آن را بهصورت مجزا در موبایل و دسکتاپ تنظیم کنید.
چگونه فرم ثبتنام را فقط در زمان مشخصی فعال نگه داریم؟
اگر ثبتنام فقط در بازهی زمانی خاصی باید فعال باشد، از فاز تنظیمات «زمان شروع و پایان خودکار» تنظیم کنید تا در زمانی که مشخص کردهاید پاسخدهی آغاز و پس از فرا رسیدن زمان پایان، فرم به صورت خودکار از دسترس خارج شود.
چگونه ظرفیت فرم ثبتنام آنلاین را تعیین و تعداد ثبتنامکنندگان را مدیریت کنیم؟
در صورتی که رویداد یا دورهی شما ظرفیت محدود دارد، میتوانید از فاز تنظیمات پیشرفته محدودیت تعداد پاسخها را انتخاب کنید، با فعال کردن محدودیت تعداد پاسخهای ثبت شده میتوانید تعیین کنید تا فرم پس از رسیدن به ظرفیت مشخص شده از دسترس خارج شود. برای مثال، اگر فقط ۱۰۰ نفر مجاز به ثبتنام در یک کارگاه هستند، کافیست این عدد را در تعداد مطلوب وارد کنید تا پس از رسیدن به ظرفیت، فرم بهصورت خودکار از دسترس خارج و پیام دلخواه شما نمایش داده شود.
چگونه پس از ثبتنام، پیامک یا ایمیل اطلاعرسانی برای ثبتنامکنندگان و مسئول ثبتنام ارسال کنیم؟
در فاز «تنظیمات» و با فعالسازی گزینه «اطلاعرسانی»، میتوانید مشخص کنید که بلافاصله پس از ثبت فرم، پیامکی یا ایمیلی برای ثبتنامکنندگان ارسال شود. این پیام میتواند تأییدی برای ثبتنام موفق یا تشکر بابت مشارکت در رویداد باشد.
برای شخصیسازی بیشتر پیام، کافی است در متن پیامک یا ایمیل ابا تایپ @ از ویژگی پایپینگ استفاده کنید تا اطلاعات پاسخدهنده مانند نام را بهصورت خودکار در متن نمایش داده شود. برای مثال: ستایش عزیز، ثبت نام شما با موفقیت انجام شد.
این ویژگی باعث میشود تجربهی ثبتنام حرفهایتر و شخصیتر باشد.
همچنین میتوانید متن پیام را متناسب با نوع رویداد یا نوع ثبتنام تنظیم کنید تا پیام نهایی کاملاً متناسب با موقعیت و هدف شما باشد.
علاوه بر ارسال پیام به ثبتنامکنندگان، میتوانید تنظیم کنید که مدیر رویداد یا اعضای تیم ثبتنام نیز بلافاصله پس از ثبت هر پاسخ، از طریق پیامک، ایمیل یا پیامرسان مطلع شوند.
اگر چندین رویداد یا دورهی مختلف برای ثبتنام دارید، با استفاده از فیلد «شرایط ارسال پاسخ» میتوانید برای هر دوره یا رویداد، فیلتر اختصاصی تعریف کنید. به این ترتیب، فقط مسئول مربوط به همان رویداد از ثبتنامهای مرتبط آگاه میشود. برای مثال، اگر در ابتدای فرم سوالی دارید با عنوان «تمایل به شرکت در کدام رویدادها را دارید؟:»، میتوانید تنظیم کنید که مسئول اجرایی هر رویداد، فقط اطلاعرسانیهای مربوط به کارگاه خودش را دریافت کند.
چگونه پرسشنامه را در وبسایت با دامنه خود نمایش دهیم؟
پس از فعالسازی پرسشنامه، از فاز «ارسال» میتوانید فرم را بهصورت مستقیم داخل سایت خود نمایش دهید. برای این کار در فاز «ارسال»، یکی از شکلهای نمایش در صفحات وب را انتخاب و کد HTML ارائهشده را کپی کنید. این کد را میتوانید در هر بخشی از سایت خود که نیاز دارید قرار دهید؛.
در فاز «ارسال» و در صورتی که زیردامنه اختصاصی برای حساب شما فعال باشد، میتوانید بخش پایانی لینک فرم ثبتنام را ویرایش کنید.
برای مثال، اگر فرم شما مربوط به «ثبتنام کارگاه نقاشی» است، میتوانید لینک نهایی را بهصورت زیر تنظیم کنید: yourcompany.porsline.ir/paiting-workshop-
با انتخاب عبارتی مرتبط با عنوان فرم یا نوع رویداد، لینک شما حرفهایتر و متناسب با محتوای فرم نمایش داده شود.
اگر سایت وردپرسی دارید، پیشنهاد میکنیم افزونه/ پلاگین Porsline را جستوجو، نصب و فعالسازی کنید و با قرار دادن شورتکد در صفحهی موردنظر، پرسشنامه را در سایت خود نمایش دهید.
چگونه نتایج فرم ثبتنام را مدیریت کنیم؟
پس از جمعآوری پاسخها، میتوانید در فاز «گزارش» و بخش «جدول نتایج» اطلاعات ثبتنامکنندگان را مشاهده و بررسی کنید.
در این بخش امکان مشاهده پاسخها و دریافت خروجی وجود دارد؛ اما برای مدیریت حرفهایتر دادهها میتوانید فرم ثبتنام را به پُرسبیس متصل کنید.
با اتصال فرم به پُرسبیس:
- اطلاعات ثبتنام بهصورت خودکار وارد جدول میشود.
- میتوانید دادهها را ویرایش و دستهبندی کنید.
- نماهای مختلف برای گروههای متفاوت بسازید.
- جدولها را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید.
- فرایندهای تکراری را با اتوماسیون خودکار کنید.
چگونه فرم ثبتنام را به پُرسبیس متصل کنیم؟
برای انتقال اطلاعات فرم ثبتنام به پُرسبیس:
- وارد بخش گزارش فرم پُرسلاین شوید.
- به بخش جدول نتایج بروید.
- گزینه اتصال جدول به پُرسبیس را انتخاب کنید.
- پس از ایجاد جدول، با انتخاب گزینه ورود به پُرسبیس میتوانید مستقیماً وارد جدول مربوط به ثبتنامها شوید.
پس از اولین اتصال، پاسخهای جدید فرم بهصورت خودکار در جدول پُرسبیس ثبت میشوند.
اگر اطلاعات ثبتنام را از منابع دیگری مانند فایل اکسل دارید، میتوانید آنها را نیز وارد پُرسبیس کنید.
برای این کار:
- وارد بخش جداول من شوید.
- گزینه جدول جدید را انتخاب کنید.
- ورود اطلاعات از اکسل را انتخاب کنید.
چگونه دادههای ثبتنام را در پُرسبیس ویرایش و دستهبندی کنیم؟
پس از انتقال اطلاعات به پُرسبیس، میتوانید ساختار جدول را متناسب با نیاز خود تغییر دهید.
برای مثال، عنوان ستونها بهصورت پیشفرض از متن سؤالهای فرم ساخته میشوند. میتوانید آنها را کوتاهتر و خواناتر کنید.
مثلاً:
عنوان اولیه:
ایمیل خود را وارد کنید
عنوان پیشنهادی:
ایمیل شرکتکننده
همچنین میتوانید برای رویدادها، دورهها یا گروههای مختلف، نماهای جداگانه ایجاد کنید.
برای ساخت یک نمای جدید:
- وارد بخش لیست نماها شوید.
- گزینه ایجاد نمای جدید را انتخاب کنید.
- نام نما را مشخص کنید.
- ستونهای موردنیاز را نمایش دهید یا ستونهای غیرضروری را مخفی کنید.
با این روش، هر تیم میتواند فقط اطلاعات مرتبط با وظایف خود را مشاهده کند.
چگونه فقط ثبتنامکنندگان یک رویداد خاص را در جدول پرسبیس مشاهده، فیلتر و مرتب کنیم؟
برای تفکیک اطلاعات در هر نما، به بخش فیلتر کردن بروید تا فقط افرادی را ببینید که مثلاً در کارگاه سفالگری ثبتنام کردهاند.
برای تعریف فیلتر، ابتدا ستون مورد نظر را انتخاب کنید، سپس شرط خود را مشخص کنید. اگر شرط را «معادل با» بگذارید و در جای خالی گزینه “کارگاه سفالگری” را انتخاب کنید، تنها ردیفهایی که مقدار آن ستون دقیقاً برابر با “کارگاه سفالگری” باشد، نمایش داده میشود.
همچنین میتوانید چند شرط تعریف کنید و بین آنها رابطهی «و» یا «یا» تعیین کنید. مثلاً شرط دوم میتواند دستهی دوم ثبتنام کنندگان که در کارگاه عکاسی شرکت میکنند را نشان دهد.
در پایان، با ذخیرهی فیلتر، دادههای انتخابی همیشه در همان نما باقی میمانند.
با استفاده از گزینهی مرتبسازی نیز میتوانید ترتیب نمایش ردیفها را مشخص کنید؛ مثلاً نمایش دادهها بر اساس «تاریخ اتمام از آخر به اول».
چگونه فایلهای آپلودشده در فرم ثبتنام را در پُرسبیس مشاهده کنیم؟
اگر در فرم ثبتنام بخشی برای ارسال مدارک یا فایلها قرار دادهاید، میتوانید فایلهای ارسالشده را مستقیماً در پُرسبیس مشاهده کنید.
برای مثال:
- تصاویر
- فایلهای PDF
- فایلهای صوتی
بدون نیاز به دانلود اولیه قابل بررسی هستند.
با کلیک روی آیکون فایل، محتوای ارسالشده در صفحه نمایش داده میشود.
چگونه اطلاعات ثبتنامکنندگان را بررسی و ارزیابی کنیم؟
علاوه بر ویرایش اطلاعات موجود، میتوانید ستونهای جدیدی برای ارزیابی، پیگیری یا ثبت اطلاعات تکمیلی به جدول اضافه کنید.
برای افزودن ستون جدید:
- روی علامت + یا منوی کنار عنوان ستون کلیک کنید.
- نوع ستون را مشخص کنید.
- ستون جدید را در محل موردنظر ایجاد کنید.
برای مثال، میتوانید یک ستون با عنوان وضعیت مدارک از نوع چندانتخابی ایجاد کنید و گزینههای زیر را اضافه کنید:
- کامل
- ناقص
پس از بررسی مدارک هر ثبتنامکننده، وضعیت مربوط به او را در این ستون مشخص کنید.
چگونه فرآیندهای تکراری ثبتنام را با اتوماسیون خودکار کنیم؟
با استفاده از قابلیت اتوماسیون پُرسبیس میتوانید بسیاری از کارهای تکراری مانند اطلاعرسانی، پیگیری مدارک یا تغییر وضعیت ثبتنامها را خودکار کنید.
برای مثال، میتوانید تنظیم کنید هر زمان وضعیت مدارک یک ثبتنامکننده به «ناقص» تغییر کرد، یک ایمیل خودکار برای او ارسال شود.
هر اتوماسیون شامل دو بخش اصلی است:
- شرط فعالساز: اتفاقی که باعث اجرای اتوماسیون میشود.
- اقدام: کاری که پس از برقرارشدن شرط انجام میشود.
در این مثال:
شرط:
تغییر مقدار ستون وضعیت مدارک به «ناقص»
اقدام:
ارسال ایمیل به ثبتنامکننده
برای ساخت اتوماسیون:
- از نوار ابزار بالای جدول وارد بخش اتوماسیون شوید.
- یک اتوماسیون جدید ایجاد کنید.
- در بخش اگر، شرط موردنظر را تعریف کنید.
- در بخش آنگاه، اقدام موردنظر را انتخاب کنید.
- اتوماسیون را فعال کنید.
پس از فعالسازی، هر زمان شرایط مشخصشده اتفاق بیفتد، اقدام مربوطه بهصورت خودکار اجرا خواهد شد.
چگونه جدولهای پُرسبیس را با دیگران به اشتراک بگذاریم؟
برای همکاری با اعضای تیم، میتوانید جدولهای پُرسبیس را با افراد دیگر به اشتراک بگذارید.
برای این کار:
- وارد بخش اشتراکگذاری شوید.
- ایمیل فرد موردنظر را وارد کنید.
- سطح دسترسی را مشخص کنید.
سطوح دسترسی شامل:
- بیننده: فقط امکان مشاهده اطلاعات را دارد.
- ویرایشگر: امکان تغییر اطلاعات جدول را دارد.
همچنین میتوانید همراه لینک اشتراکگذاری، پیام دلخواه خود را ارسال کنید.
توجه داشته باشید فرد موردنظر باید حساب فعال پُرسبیس داشته باشد تا جدول به فهرست جداول او اضافه شود.
چطور بین دو جدول در پرسبیس ارتباط بسازیم تا دادهها همیشه هماهنگ باشند؟
در پرسبیس میتوانید از دادههای یک جدول در جدول دیگر استفاده کنید.
برای مثال، اگر میخواهید جدولی جداگانه برای مربی «کارگاه سفالگری» بسازید تا لیست افراد حاضر در این کلاس را ببیند، کافی است ستونی از نوع اتصال به جدول ایجاد کنید و جدول و ستون مرجع را انتخاب نمایید.
از این پس، دادههای ستون متصلشده به صورت همزمان بهروزرسانی خواهند شد و میتوانید با کلیک روی هر سلول، به اطلاعات مربوط به آن در جدول مبدا دسترسی پیدا کنید.
با پُرسلاین میتوانید یک فرایند کامل برای ثبتنام آنلاین ایجاد کنید؛ از طراحی فرم و دریافت اطلاعات شرکتکنندگان تا پرداخت، اطلاعرسانی و مدیریت ظرفیت. با اتصال پُرسلاین به پُرسبیس، اطلاعات ثبتنام فقط در قالب پاسخهای خام باقی نمیمانند؛ بلکه میتوانید آنها را دستهبندی، بررسی، ویرایش و برای فرایندهای مختلف سازمانی استفاده کنید. همچنین با قابلیتهایی مانند نماها، فیلترها، اشتراکگذاری و اتوماسیون، مدیریت ثبتنامها برای تیمهای مختلف سادهتر و سریعتر میشود.