فرم پذیرش مهمان در هتل

خیلی‌ها سفرشان را با انرژی شروع می‌کنند، اما به محض رسیدن به هتل با صف‌های طولانی و فرم‌های کاغذی روبه‌رو می‌شوند. این تجربه نه‌تنها زمان‌بر است، بلکه احتمال خطا در ثبت اطلاعات را هم بالا می‌برد. راه‌حل چیست؟ پذیرش دیجیتال مهمانان.

در پذیرش دیجیتال، مهمان می‌تواند پیش از رسیدن به هتل، با موبایل اطلاعات لازم را ثبت کند و هنگام ورود، سریع‌تر و بدون معطلی کلید اتاق را تحویل بگیرد. تجربه بسیاری از هتل‌ها و یافته‌های پژوهشی نشان می‌دهد دیجیتالی‌کردن فرم‌ها، زمان انتظار را کاهش می‌دهد و رضایت مهمان را افزایش می‌دهد. علاوه بر این، پذیرش خودکار با حذف گلوگاه‌های عملیاتی و کاهش خطاهای انسانی، یک مسیر چک‌این روان‌تر و امن‌تر ایجاد می‌کند.

در ادامه، اهمیت پذیرش دیجیتال و روش ساخت فرم پذیرش مهمان در هتل را قدم‌به‌قدم بررسی می‌کنیم.

فرم پذیرش مهمان در هتل چیست؟

فرم پذیرش مهمان در هتل، یک روش استاندارد برای ثبت اطلاعات مهمان و جزئیات اقامت است؛ چه هنگام ورود در پذیرش و چه قبل از رسیدن به هتل، به‌صورت یک فرم آنلاین. این کار کمک می‌کند چک‌این سریع‌تر انجام شود و اطلاعات به شکلی منظم، دقیق و قابل پیگیری ثبت شوند.

در فرم پذیرش هتل معمولا اطلاعات پایه مثل نام و نام خانوادگی، شماره تماس و در صورت نیاز ایمیل دریافت می‌شود. اگر مجموعه به اطلاعات شناسایی نیاز دارد، بهتر است این بخش فقط در صورت ضرورت و مطابق مقررات هتل اضافه شود. علاوه بر این، اطلاعات اقامت مانند تاریخ ورود و خروج، نوع اتاق، تعداد همراهان و درخواست‌های ویژه ثبت می‌شود تا اجرای خدمات بدون ابهام و با کیفیت یکسان انجام شود.

نسخه آنلاین فرم پذیرش به مهمان اجازه می‌دهد قبل از ورود یا در لابی، با یک لینک یا QR اطلاعات را تکمیل کند؛ بنابراین زمان توقف پشت میز پذیرش کاهش پیدا می‌کند و تجربه ورود حرفه‌ای‌تر و روان‌تر به نظر می‌رسد. این فرم برای هتل، مهمانسرا و مسافرخانه هم کاربرد دارد و می‌توان آن را متناسب با سناریوی هر مجموعه شخصی‌سازی کرد.

چرا باید فرم آنلاین پذیرش مهمان در هتل بسازیم؟

پذیرش، اولین برخورد واقعی مهمان با برند هتل شماست؛ جایی که برداشت اولیه شکل می‌گیرد. اگر مهمان بعد از ساعت‌ها سفر با صف طولانی، فرم‌های کاغذی و سوال‌های تکراری روبه‌رو شود، «ورود» به‌جای خوش‌آمدگویی، به یک تجربه خسته‌کننده تبدیل می‌شود.
 

دیجیتالی‌سازی پذیرش با یک فرم آنلاین، این نقطه حساس را به یک مسیر کوتاه‌تر و استانداردتر تبدیل می‌کند: اطلاعات ضروری قبل از ورود یا در لابی با موبایل ثبت می‌شود و فرآیند چک‌این روان‌تر پیش می‌رود.

پذیرش دیجیتال فقط یک تغییر ظاهری نیست؛ تجربه ورود مهمان را روان‌تر می‌کند، بهره وری تیم پذیرش را بالا می‌برد و هزینه‌های عملیاتی (مثل کاغذ، بایگانی و ورود دستی اطلاعات) را کاهش می‌دهد. طبق یافته‌های گزارش Mobile Check-In for Hotels، بسیاری از مهمانان انتظار دارند کارهای ساده ای مثل چک این و دسترسی به اتاق، سریع و بدون اتلاف وقت و تا حد ممکن آنلاین انجام شود. به همین دلیل، فرم‌های دیجیتال پذیرش در حال تبدیل شدن به یک استاندارد عملی در صنعت هتلداری هستند.

برای اینکه این فرایند را کامل‌تر و عملیاتی‌تر کنید، پیشنهاد می‌کنیم به صفحه راهکارهای گردشگری و هتل پرس‌لاین مراجعه کنید و بر اساس نوع اقامتگاه و مدل پذیرش‌تان، راهکار مناسب را انتخاب و اجرا کنید.

همین حالا یک نمونه فرم پذیرش هتل بسازید تا چک‌این سریع‌تر انجام شود و اطلاعات مهمان‌ها منظم‌تر ثبت شود.

با پرس لاین رایگان شروع کنید 

انواع فرم‌های پذیرش مهمان در هتل

فرم پذیرش مهمان در هتل یک نسخه ثابت ندارد؛ بسته به نوع اقامتگاه، کانال رزرو و سطح خدمات، می‌توانید مدل‌های متفاوتی را اجرا کنید. انتخاب درست نوع فرم کمک می‌کند فقط داده‌های ضروری را بگیرید، فرم بی‌دلیل طولانی نشود و فرآیند چک‌این سریع‌تر و قابل‌پیگیری‌تر پیش برود. در ادامه، رایج‌ترین انواع فرم‌های پذیرش را می‌بینید تا متناسب با سناریوی مجموعه خودتان انتخاب کنید.

۱) فرم پذیرش استاندارد

برای پذیرش‌های روزمره و ثبت اطلاعات پایه مثل نام، تاریخ ورود و خروج، نوع اتاق، تعداد همراهان و اطلاعات تماس.

بهترین انتخاب وقتی است که می‌خواهید فرم کوتاه بماند اما داده‌های ضروری کامل و قابل پیگیری ثبت شوند.

۲) فرم پیش‌پذیرش قبل از ورود (Pre Check-in)

بعد از رزرو، لینک فرم برای مهمان ارسال می‌شود تا قبل از رسیدن به هتل اطلاعات را تکمیل کند.

این مدل صف پذیرش را کم می‌کند و به تیم شما فرصت می‌دهد اتاق و نیازهای مهمان را از قبل آماده کند.

۳) فرم پذیرش گروهی/تور (Group / Tour Check-in)

مخصوص رزروهای گروهی و تورها؛ اطلاعات سرگروه و اعضای گروه به‌صورت ساختاریافته ثبت می‌شود.

برای مدیریت سریع‌تر ورود گروهی و جلوگیری از پراکندگی اطلاعات (خصوصا در ساعات شلوغ) بسیار کاربردی است.

۴) فرم پذیرش همراهان و مهمان اضافه (Additional Guest)

وقتی بیش از یک مهمان در اتاق اقامت دارد یا همراهان بعدا اضافه می‌شوند، این فرم اطلاعات تکمیلی را می‌گیرد.

بهتر است فیلدهای هویتی فقط «در صورت ضرورت و مطابق مقررات/سیاست هتل» اضافه شوند تا فرم سنگین نشود.

۵) فرم پذیرش با درخواست‌های خدماتی (Service Requests)

برای جمع‌آوری ترجیحات و درخواست‌های مهمان از ابتدا (مثل تخت اضافه، ساعت ورود، توضیحات کوتاه) و آماده‌سازی دقیق‌تر.

پیشنهاد اجرایی: گزینه‌ها را تا حد امکان انتخابی کنید و فقط یک فیلد «توضیح تکمیلی کوتاه» را اختیاری بگذارید.

۶) فرم پذیرش اقامتگاه‌ها (مهمانسرا/مسافرخانه)

برای پذیرش سریع با حداقل داده‌های لازم؛ مناسب مجموعه‌هایی که سرعت و سادگی اولویت دارد.

فرم را کوتاه نگه دارید و اگر قوانین خاص دارید، همان‌جا واضح اعلام کنید و تایید بگیرید.

در نهایت، انتخاب بهترین فرم پذیرش به سناریوی اقامتگاه شما برمی‌گردد: اگر سرعت اولویت اصلی است، فرم «استاندارد و کوتاه» بهترین گزینه است؛ و اگر مدیریت عملیات، آماده‌سازی خدمات و کنترل جزئیات مهم‌تر است، «پیش‌پذیرش»، «گروهی» و «درخواست خدمات» ارزش بیشتری ایجاد می‌کنند. مهم این است که فرم، فقط داده‌های ضروری را بگیرد، مسیر چک‌این را کوتاه کند و تجربه ورود را یکدست و قابل‌پیگیری نگه دارد.

اگر می‌خواهید سریع‌تر شروع کنید، می‌توانید از نمونه پرسشنامه‌ها و فرم‌های آماده گردشگری و هتل در پرس‌لاین استفاده کنید؛ این نمونه‌ها برای سناریوهای رایج (پذیرش مهمان، رزرو، رضایت‌سنجی، درخواست خدمات و…) طراحی شده‌اند و شما فقط کافی است آن‌ها را متناسب با سیاست‌ها و فرایندهای مجموعه خودتان شخصی‌سازی کنید.

سوالات پیشنهادی داخل نمونه فرم پذیرش مهمان در هتل (جدول)

برای اینکه داده‌ها تمیز، قابل جست‌وجو و آماده استفاده در عملیات پذیرش باشند، تا جای ممکن از فرم‌ساز آنلاین پرس‌لاین و سوال‌های ساخت‌یافته استفاده کنید؛ متن آزاد را فقط برای «درخواست‌های ویژه» نگه دارید. برای ورودی‌هایی مثل نام و موبایل، در پرس‌لاین می‌توانید از سوال متنی با پاسخ کوتاه و گزینه الگوی پاسخ (و در صورت نیاز رجکس) برای کنترل کیفیت داده استفاده کنید.

۲ نکته اجرایی برای اینکه فرم واقعا در پذیرش کار کند

• اگر تعداد گزینه‌های «نوع اتاق/خدمات» زیاد می‌شود، برای جلوگیری از اسکرول طولانی از سوال لیست کشویی استفاده کنید .

• «درخواست‌های ویژه» را فقط یک سوال متنی با پاسخ بلند بگذارید و بقیه موارد را گزینه‌ای/عددی کنید تا گزارش‌گیری و پیگیری ساده بماند.

با این چینش، «نمونه فرم پذیرش مهمان در هتل» از یک فرم ساده به یک ابزار عملیاتی تبدیل می‌شود: داده‌ها یکدست و قابل اعتماد ثبت می‌شوند، جست وجو و گزارش گیری سریع‌تر انجام می‌شود و تیم پذیرش در ساعات شلوغ به جای اصلاح خطاهای فرم‌های کاغذی، روی خوشامدگویی و مدیریت تجربه ورود تمرکز می‌کند.

گام بعدی این است که همین سوال‌ها را در پرس لاین پیاده سازی کنید و بر اساس سناریوی مجموعه خودتان منتشر کنید: پیش پذیرش قبل از ورود (ارسال لینک بعد از رزرو) یا تکمیل در لابی (با QR). نتیجه، چک این روان‌تر، داده‌های قابل پیگیری‌تر و اجرای خدمات دقیق‌تر از همان لحظه ورود است.

نحوه ساخت فرم پذیرش مهمان در هتل در پرس‌لاین (راهنمای قدم‌به‌قدم)

این راهنما برای زمانی است که می‌خواهید «فرم پذیرش مهمان در هتل» واقعا در عملیات پذیرش جواب بدهد: فرم کوتاه بماند، داده‌ها یکدست ثبت شوند، و تکمیل آن برای مهمان ساده باشد.

در ادامه، مرحله‌به‌مرحله از ساخت فرم و تنظیم صفحات خوشامدگویی و تشکر شروع می‌کنیم، سپس ظاهر و تنظیمات اجرایی را بهینه می‌کنیم، بعد فرم را از طریق لینک یا QR برای تکمیل قبل از ورود یا در لابی منتشر می‌کنیم و در پایان، روش مشاهده پاسخ‌ها و گرفتن خروجی را توضیح می‌دهیم.

خروجی این بخش، یک فرم آنلاین آماده اجرا است که می‌توانید همان روز در پذیرش هتل استفاده کنید؛ بدون شلوغی، بدون داده‌های پراکنده و با یک مسیر چک‌این روان‌تر و حرفه‌ای‌تر.

ورود به پرس‌لاین و انتخاب مسیر شروع فرم پذیرش هتل

در این مرحله فقط وارد پرس‌لاین می‌شوید و مشخص می‌کنید فرم پذیرش را از کدام مسیر شروع می‌کنید: استفاده از نمونه آماده یا ساخت از صفر.

جزئیات چیدمان سوال‌ها، صفحه خوشامدگویی و صفحه تشکر را در مرحله بعد انجام می‌دهیم.

مسیر اول: شروع با نمونه آماده (برای شروع سریع)

۱) وارد حساب کاربری پرس‌لاین شوید.
۲) به بخش نمونه پرسشنامه‌ها و فرم‌های آماده بروید و «نمونه فرم پذیرش مهمان در هتل» را پیدا کنید.
۳) روی گزینه استفاده از این پرسشنامه کلیک کنید تا یک نسخه قابل ویرایش به لیست فرم‌های شما اضافه شود.
این مسیر چه زمانی بهتر است؟: وقتی می‌خواهید سریع اجرا کنید و ساختار کلی فرم برای شما مناسب است.

مسیر دوم:  شروع از صفر (برای سناریوی اختصاصی)

وارد حساب کاربری پرس‌لاین شوید.

یک فرم جدید ایجاد کنید و نام آن را «فرم پذیرش مهمان در هتل» بگذارید تا در مراحل بعدی سوال‌ها و صفحات را به آن اضافه کنیم.

چه زمانی این مسیر بهتر است؟ وقتی سناریوی پذیرش شما خاص است (مثلا گروهی، مهمان اضافه، قوانین ویژه) و می‌خواهید ساختار را از ابتدا خودتان بچینید.

فاز ایجاد: ساخت فرم و چیدمان صفحات

در این مرحله، اسکلت فرم را می‌سازید: عنوان، صفحه خوش‌آمدگویی، سوال‌ها و صفحه تشکر. هدف این است که فرم کوتاه بماند و مهمان بداند چرا باید آن را تکمیل کند.

گام ۱) عنوان فرم را مشخص کنید

یک فرم جدید بسازید و عنوان را «فرم پذیرش مهمان در هتل» بگذارید. اگر چند شعبه دارید، نام شعبه را هم اضافه کنید (مثلا: «فرم پذیرش مهمان در هتل — شعبه [نام]»).

گام ۲) صفحه خوش‌آمدگویی را اضافه کنید (کوتاه و اجرایی)

متن پیشنهادی برای کپی: «برای تسریع پذیرش، لطفا اطلاعات زیر را تکمیل کنید. این اطلاعات فقط برای انجام فرآیند چک‌این و هماهنگی اقامت استفاده می‌شود.»

گام ۳) سوال‌ها را اضافه کنید (مطابق جدول بخش قبل)

سوال‌ها را بر اساس جدول پیشنهادی بخش قبل وارد کنید:

• اطلاعات پایه مهمان (مثل نام و شماره تماس)

• اطلاعات اقامت (تاریخ ورود/خروج، نوع اتاق، تعداد همراهان در صورت نیاز)

• درخواست‌های اختیاری (فقط در صورت ضرورت عملیاتی)

گام ۴) صفحه تشکر را فعال کنید و پیام پایان را تنظیم کنید

صفحه تشکر باید به مهمان اطمینان بدهد اطلاعات ثبت شده و قدم بعدی چیست.

متن پیشنهادی (کپی آماده):  «اطلاعات شما ثبت شد و پذیرش هنگام ورود سریع‌تر انجام می‌شود. اگر تغییری در زمان ورود دارید، لطفا به پذیرش اطلاع دهید.»

فاز تنظیمات فرم پذیرش

در این مرحله هدف این است که فرم پذیرش شما از نظر تجربه کاربری ساده و سریع باشد، از نظر عملیات پذیرش قابل‌کنترل بماند (ظرفیت و پیگیری)، و از نظر انتشار هم یک لینک حرفه‌ای و قابل‌اعتماد داشته باشد.

۱) تنظیمات نمایش سوال ها در یک صفحه (با «گروه سوال»)

گر نمی‌خواهید فرم مثل یک لیست بلند و خسته‌کننده نمایش داده شود، از گروه سوال استفاده کنید و فرم را مرحله‌ای بچینید. در تنظیمات گروه سوال، گزینه‌ای با عنوان «نمایش سوال‌ها در یک صفحه» دارید که هر گروه را مثل یک صفحه مستقل نمایش می‌دهد و کاربر با دکمه «ادامه» جلو می‌رود.

روش پیشنهادی برای فرم پذیرش هتل

• برای هر محور یک گروه سوال بسازید، مثلا: ( مشخصات مهمان - جزئیات اقامت (ورود/خروج/نوع اتاق) - همراهان و درخواست‌های ویژه)

• سوال‌های هر محور را داخل همان گروه قرار دهید (پراکنده در کل فرم نباشد).

• در تنظیمات هر گروه، «نمایش سوال‌ها در یک صفحه» را فعال کنید تا هر محور یک صفحه مستقل باشد.

تمیزتر و حرفه‌ای‌تر کردن ظاهر فرم

• اگر عنوان گروه را داخل بدنه فرم نمی‌خواهید، گزینه عدم نمایش عنوان گروه سوال را فعال کنید.

• اگر شماره‌گذاری سوال‌ها برایتان ضرورتی ندارد، گزینه عدم نمایش شماره سوال را فعال کنید.

• متن دکمه را هم حرفه‌ای‌تر کنید: به‌جای «ادامه» → «مرحله بعد» / «ثبت و ادامه»

نکته مهم (برای ایجاد تجربه روان‌تر پاسخ‌دهی مهمانان هتل)

در حالت «نمایش سوال‌ها در یک صفحه»، بعضی سوال‌ها محدودیت دارند:

• سوال پرداخت را نمی‌توان داخل گروه سوالِ این حالت قرار داد.

• سوال‌هایی که شرط دارند هم در این حالت داخل گروه سوال قابل استفاده نیستند.

راه‌حل عملی: اگر به شرطگذاری یا پرداخت نیاز دارید، یا این گزینه را غیرفعال کنید، یا سوال‌های شرطی/پرداخت را بیرون از گروه‌ها و در مسیر جدا قرار دهید.

۲) تنظیمات ظرفیت پاسخ ها (کنترل پذیرش و جلوگیری از ازدحام)

ظرفیت را فقط زمانی فعال کنید که واقعا محدودیت عملیاتی دارید (مثلا ظرفیت یک نوع اتاق، ظرفیت پذیرش در یک بازه، یا محدودیت یک خدمت خاص). در غیر این صورت، فعال‌کردن ظرفیت ممکن است بی‌دلیل مسیر پذیرش را پیچیده کند.
دو سناریوی رایج در هتل
سناریوی اول: سقف کل پاسخ‌ها (محدودیت تعداد پاسخ‌ها)
وقتی می‌خواهید مثلا در یک روز/بازه فقط تعداد مشخصی پذیرش آنلاین انجام شود.
سناریوی دوم: ظرفیت برای یک گزینه (محدودیت انتخاب‌های هر گزینه)
وقتی می‌خواهید برای «نوع اتاق» یا «خدمت خاص» ظرفیت جداگانه تعریف کنید.

۳) تنظیمات اطلاع رسانی (بعد از ثبت فرم)

اطلاع رسانی یعنی مهمان بعد از ارسال فرم بداند ثبت انجام شده و چه کار باید بکند. این کار تماس های تکراری با پذیرش را کم می کند.

در پرس لاین، «اطلاع رسانی» را از تنظیمات پیشرفته و بعد آن اطلاع رسانی فعال کنید و کانال را روی ایمیل یا پیامک بگذارید.

۴) یکپارچه‌سازی (وقتی می‌خواهید داده‌ها خودکار وارد سیستم شود)

اگر می‌خواهید اطلاعات پذیرش به‌صورت خودکار وارد ابزارهای دیگر شود (مثل فایل‌های عملیاتی، CRM یا فرایندهای داخلی)، از مسیرهای یکپارچه‌سازی استفاده کنید:

• گوگل شیت برای ثبت خودکار پاسخ‌ها و کار تیمی

• وب هوک برای اتصال مستقیم به سیستم‌های داخلی

• اتصال به ابزارهای متعدد از طریق Make و Zapier (برای سناریوهای اتوماسیون)

نکته مهم برای هتل‌ها: اگر سیستم رزرواسیون/PMS دارید، می‌توانید با وب‌هوک پاسخ‌های ثبت‌شده را به همان سیستم وصل کنید تا اطلاعات مهمان (مثل مشخصات، تاریخ ورود/خروج، نوع اتاق، تعداد همراهان و درخواست‌های ویژه) بدون ورود دستی به پنل رزرواسیون منتقل شود. این اتصال باعث می‌شود دوباره‌کاری تیم پذیرش کم شود، خطای ورود اطلاعات کاهش پیدا کند و فرآیند آماده‌سازی اتاق و خدمات با سرعت بیشتری انجام شود.

اگر فعلا به اتوماسیون نیاز ندارید، گرفتن خروجی Excel/CSV و تحویل به پذیرش هم کاملا کافی است؛ اما برای تیم‌هایی که حجم پذیرش بالایی دارند، اتصال وب‌هوک به سیستم رزرواسیون، بیشترین صرفه‌جویی زمانی را ایجاد می‌کند.

۵) زیر دامنه اختصاصی و لینک فرم (انتشار حرفه‌ای و اعتمادساز)

برای اینکه لینک فرم «برندی‌تر» و قابل‌اعتمادتر باشد، دو کار کلیدی انجام دهید:

• فعال‌سازی زیر دامنه اختصاصی (در صورت داشتن این قابلیت) تا لینک فرم با نام برند شما نمایش داده شود.

• سفارشی‌سازی لینک فرم (Slug کوتاه و واضح)

قاعده انتخاب لینک خوب

• کوتاه، خوانا، مرتبط با هتل (مثلا: checkin یا hotel-checkin)

• بدون اعداد و کاراکترهای اضافی

• یکسان برای همه کانال‌ها (رزرو سایت، پیامک، QR لابی)

فاز طراحی: ظاهر فرم را شبیه تجربه هتلی کنید

در بخش طراحی پرس‌لاین، یک تم هماهنگ با برند هتل انتخاب کنید و رنگ‌ها را طوری تنظیم کنید که متن و فیلدها روی موبایل کاملا خوانا باشند. بهتر است کنتراست را جدی بگیرید: پس‌زمینه روشن و  متن تیره (یا برعکس) و دکمه‌ها با رنگ اصلی برند.

اگر لازم است، لوگو را اضافه کنید و در صورت استفاده از تصویر پس‌زمینه، یک عکس ساده و کم‌جزئیات انتخاب کنید تا فرم شلوغ نشود و تمرکز مهمان روی تکمیل فیلدها بماند. در نهایت، با پیش‌نمایش موبایل فرم را بررسی کنید (اسکرول، خوانایی، اندازه فونت و دکمه‌ها) و بعد تغییرات را ذخیره کنید.

فاز ارسال: اشتراک‌گذاری لینک و نمایش فرم در وب‌سایت

در این مرحله فرم را منتشر می‌کنید تا مهمان بتواند قبل از ورود یا در لابی (با QR) آن را تکمیل کند. در فرم‌ساز پرس‌لاین همه روش‌های انتشار از بخش «ارسال» در دسترس است.

۱) فعال‌سازی و انتشار لینک

فرم را فعال کنید، سپس از بخش ارسال لینک را بردارید و از کانال مناسب منتشر کنید:

واتساپ، تلگرام، پیامک، ایمیل یا چاپ QR در لابی.

پیشنهاد اجرایی: اگر می‌خواهید پیش‌پذیرش داشته باشید، لینک را همراه پیام رزرو ارسال کنید؛ اگر تکمیل در لابی است، QR را در محل پذیرش و کنار صف قرار دهید تا مهمان همان‌جا تکمیل کند.

۲) شخصی‌سازی پیش‌نمایش لینک (نمایش حرفه‌ای در پیام‌رسان‌ها)

برای اینکه لینک در پیام‌رسان‌ها ظاهر حرفه‌ای‌تری داشته باشد، در بخش ارسال گزینه «شخصی‌سازی پیش‌نمایش لینک» را تنظیم کنید و یک تصویر ساده + توضیح کوتاه اضافه کنید.

این کار باعث می‌شود مهمان قبل از کلیک، حس اعتماد بیشتری بگیرد و نرخ تکمیل فرم بالاتر برود.

۳) نمایش فرم داخل وب‌سایت (Embed)

اگر می‌خواهید فرم داخل سایت نمایش داده شود، در بخش ارسال یکی از روش‌های نمایش در صفحات وب را انتخاب کنید، کد HTML را کپی کنید و در صفحه موردنظر قرار دهید (مثلا صفحه رزرو، تماس یا راهنمای پذیرش).

فاز گزارش: مشاهده نتایج، خروجی گرفتن و مدیریت در پرس‌بیس

در این مرحله، هدف این است که پاسخ‌های فرم پذیرش از حالت «اطلاعات خام» خارج شوند و به یک جریان عملیاتی قابل استفاده برای پذیرش تبدیل شوند: مشاهده سریع، ساخت لیست شیفت‌محور، خروجی گرفتن برای هماهنگی، و پیگیری تیمی در پرس‌بیس.

۱) مشاهده پاسخ‌ها در «جدول نتایج»

بعد از انتشار فرم، وارد بخش گزارش شوید و از منوی سمت راست روی جدول نتایج کلیک کنید. در این جدول، هر پاسخ به‌صورت یک ردیف نمایش داده می‌شود و می‌توانید ثبت هر مهمان را تک‌به‌تک بررسی کنید.

نکته اجرایی برای پذیرش هتل: ستون اول جدول، «شناسه پاسخ‌دهنده» است؛ این شناسه یک کد تصادفی است و می‌توانید از آن به‌عنوان کد رهگیری داخلی برای پیگیری سریع یک ثبت استفاده کنید (مثلا وقتی مهمان تماس می‌گیرد یا می‌خواهید یک پاسخ مشخص را سریع پیدا کنید).

۲) محدود کردن گزارش با «بازه زمانی» و فیلترها

وقتی تعداد پاسخ‌ها زیاد می‌شود، سریع‌ترین راه برای پیدا کردن ثبت‌های مرتبط با یک روز یا شیفت این است که بازه زمانی را در بالای جدول تنظیم کنید تا فقط همان بازه را ببینید.

علاوه بر بازه زمانی، می‌توانید فیلتر را بر اساس یک سوال و یک پاسخ مشخص اعمال کنید؛ مثلا: فقط مهمانانی که نوع اتاق: سوئیت انتخاب کرده‌اند.

اگر چند شرط همزمان دارید (مثلا «سوئیت» و  «تخت اضافه: بله») از فیلترهای پیشرفته استفاده کنید تا معیارها را ترکیب کنید و به یک لیست عملیاتی آماده اقدام برسید.

۳) خروجی گرفتن (Excel/CSV) برای شیفت‌ها و گزارش روزانه

برای گرفتن فایل از پاسخ‌ها، در بالای جدول نتایج روی گزینه خروجی کلیک کنید و خروجی Excel یا CSV بگیرید.

دو کاربرد اجرایی در هتل:

• گزارش تحویل شیفت: خروجی بازه زمانی امروز را بگیرید و به‌عنوان لیست پذیرش روزانه، تحویل شیفت بعدی بدهید.

• لیست خدمات پرتقاضا: خروجی را فیلتر کنید (مثلا روی «امکانات اضافی») تا تصمیم بگیرید کدام خدمات باید آماده‌تر باشد و منابع را بهتر مدیریت کنید.

۴) اتصال به «پرس‌بیس» برای پیگیری تیمی و مدیریت درخواست‌ها

اگر می‌خواهید به‌جای فایل اکسل، پاسخ‌ها تبدیل به یک فرایند قابل پیگیری شوند، از پرس‌بیس استفاده کنید. در پرس‌بیس می‌توانید برای هر ثبت:

• وضعیت تعیین کنید

• یادداشت/کامنت بگذارید

• و کار را بین پذیرش و خدمات هماهنگ جلو ببرید

مدل اجرایی وضعیت‌ها برای پذیرش هتل:  «جدید» → «در حال بررسی» → «تایید شد» → «انجام شد»

در کامنت‌ها هم مواردی مثل «درخواست تخت اضافه»، «زمان تقریبی ورود»، یا «نیاز به تماس برای تکمیل اطلاعات» را ثبت کنید تا همه اعضای تیم بدانند هر درخواست دقیقا در چه مرحله‌ای است.

با گزارش‌های پرس‌لاین، ابتدا پاسخ‌ها را در جدول نتایج سریع می‌بینید، سپس با بازه زمانی و فیلترها لیست‌های شیفت‌محور می‌سازید و در صورت نیاز خروجی Excel/CSV می‌گیرید. اما اگر می‌خواهید این داده‌ها فقط «یک فایل» نباشند، اتصال به پرس‌بیس کمک می‌کند هر پاسخ به یک مورد عملیاتی قابل پیگیری تبدیل شود: وضعیت می‌گذارید، یادداشت ثبت می‌کنید و اجرای درخواست‌ها را بین تیم پذیرش و خدمات هماهنگ پیش می‌برید. نتیجه این است که اطلاعات مهمان از قبل آماده است و درخواست‌های ویژه، بدون سردرگمی و دوباره‌کاری مدیریت می‌شود.

فرم پذیرش مهمان در هتل وقتی ارزش واقعی ایجاد می‌کند که هم برای مهمان ساده باشد و هم برای تیم پذیرش عملیاتی. با یک فرم آنلاین در پرس‌لاین، اطلاعات ضروری را استاندارد جمع می‌کنید، مسیر چک‌این را روان‌تر می‌سازید و داده‌هایی دارید که بعدا قابل جست‌وجو، گزارش‌گیری و پیگیری است. اگر سناریوی شما پیش‌پذیرش است، لینک را بعد از رزرو ارسال کنید؛ اگر پذیرش در لابی است، QR را در نقطه ورود قرار دهید تا تکمیل فرم سریع و بدون صف انجام شود.

پذیرش دیجیتال مهمانان آینده صنعت هتل‌داری است. با استفاده از فرم‌های آنلاین، صف‌های طولانی حذف می‌شود، خطاهای ورود دستی کاهش می‌یابد و کارکنان وقت بیشتری برای ارائهٔ خدمات شخصی دارند. همین امروز یک فرم پذیرش دیجیتال ایجاد کنید و تجربهٔ اقامت مهمانان را دگرگون کنید.

همین حالا با پرس‌لاین رایگان شروع کنید، نمونه فرم پذیرش هتل را بسازید و چک‌این را حرفه‌ای‌تر کنید.

با پرس لاین رایگان شروع کنید 

سوالات متداول درباره فرم پذیرش مهمان در هتل

۱) آیا فرم پذیرش مهمان و فرم رزرو یکسان است؟

خیر. فرم رزرو برای ثبت درخواست رزرو و انتخاب اتاق (و در برخی موارد پرداخت) قبل از ورود است؛ اما فرم پذیرش (چک‌این) برای ثبت اطلاعات نهایی مهمان، تکمیل اطلاعات موردنیاز و اجرای فرآیند ورود بعد از رزرو یا هنگام ورود استفاده می‌شود.

۲) آیا مهمان می‌تواند فرم پذیرش را در محل هتل تکمیل کند؟

بله. می‌توانید لینک کوتاه یا QR کد را در بخش پذیرش قرار دهید تا مهمان همان‌جا با موبایل تکمیل کند. اگر نیاز دارید، می‌توانید یک تبلت یا کیوسک هم در لابی بگذارید تا فرآیند سریع‌تر پیش برود.

۳) آیا می‌توان فرم پذیرش را به زبان‌های مختلف منتشر کرد؟

بله. می‌توانید نسخه‌های چندزبانه بسازید تا مهمان‌ها با زبان راحت‌تر فرم را تکمیل کنند. پیشنهاد می‌شود ابتدا زبان‌های پرتکرار مهمانان خود را مشخص کنید (مثلا فارسی/انگلیسی/عربی) و همان‌ها را به‌عنوان نسخه‌های اصلی منتشر کنید.

۴) بعد از ارسال فرم پذیرش مهمان چه اتفاقی می‌افتد؟

پس از ثبت پاسخ، می‌توانید به‌صورت خودکار یک پیام تایید برای مهمان ارسال کنید و همزمان تیم پذیرش را از ثبت فرم مطلع کنید. همچنین درخواست‌های خاص (مثل تخت اضافه یا خدمات جانبی) قابل ارجاع و پیگیری هستند تا قبل از ورود مهمان آماده‌سازی انجام شود.