اتصال پُرسلاین به نرمافزار Make برای بهینه‌سازی امور کسبوکارها
شما در سازمان خود از چند نرمافزار استفاده می‌کنید؟
در ذهنتان آن‌ها را بشمارید!
شاید تعداد آن‌ها بیش از انگشت‌های دست‌هایتان باشد.
روزانه هر کدام از کارمندها چند ساعت از زمانشان برای جابجاشدن در این نرم‌افزارها تلف می‌کنند؟
اگر فقط یک نرمافزار بود که همه اطلاعات نرم‌افزارهای دیگر را در خود جا داده بود چه؟
فرض کنید در نرمافزار CRM شرکتتان گزارشی ثبت شده که بهتر است همین حالا مدیر از آن مطلع شود و برایش اقدامی انجام دهد یا بر اساس آن تسکی برای یکی از کارمندان تعریف شود.
فرض کنید روی فرم سفارش آنلاین وبسایت شما خریدی ثبت شده است و شما باید فورا مراحل آماده‌سازی آن سفارش را به چند نفر از اعضای تیم اطلاع دهید.
انجام همه این کارها در صورتی که به شکل دستی انجام شود ممکن است ساعت‌ها وقت بگیرد اما اگر بتوانید همه این کارها را خودکار کنید چه؟ اگر همه این کارها به صورت خودکار و فقط با یکپارچگی چند نرمافزار انجام شود چه؟
نرم‌افزارهایی وجود دارند که به شما کمک می‌کنند این یکپارچگی (Integration) را به سادگی انجام دهید و نرم‌افزارهای مختلف خود را به هم متصل کنید و با اتوماسیون فرآیندهایتان در زمان صرفه‌جویی کنید. از جمله شناخته‌شده‌ترین این نرم‌افزارها باید به این دو اشاره کرد:
البته وب هوک نیز ابزار دیگری است که در بسیاری از نرم‌افزارها وجود دارد و به کمک آن می‌توانید این یکپارچگی‌ها را انجام دهید اما پیش بردن فرآیندهای آن کمی زمان‌بر است و به دانش فنی نیاز دارد. ما در این مقاله قرار است درباره اتوماسیون فرآیندهای اداری به کمک Make صحبت کنیم و نهایتا بگوییم چطور می‌توانید به کمک یکپارچگی پرس‌لاین با میک فرآیندهای اداری را خودکار کنید و ساده‌تر وظایف خود را پیش ببرید.
فهرست مطالب
نرمافزار یکپارچهسازی میک (Make) یا اینتگرومات چیست؟
میک (Make) که قبلا نامش اینتگرومات بود، نرم‌افزاری ساخته کشور چکسلواکی است که جریانهای دادهای موثری را ایجاد میکند تا به کمک آن فرآیندهای خود را سادهسازی، بهینه و یکپارچه کنید. انجام تمام مراحل این فرآیندها بدون نیاز به برنامهنویسی است و فقط با چند درگ و دراپ قابل انجام است.
شاید توضیح این فرآیند با یک مثال بسیار ساده‌تر باشد. فرض کنید پرسشنامه‌ای دارید و در آن از کاربرهای خود خواسته‌اید که اطلاعات مهمی را برایتان آپلود کنند. شما باید بخش گزارش‌های پرسشنامه خود را در پرس‌لاین باز کنید، پاسخ‌ها را بخوانید و پس از دانلود اطلاعات، آن‌ها را برای همکاران خود ارسال کنید. اما اگر از میک استفاده کنید به سادگی می‌توانید پرس‌لاین را به سیستم CRMخود یا ایمیلتان وصل کنید و با یک دستور ساده این اطلاعات را هر بار پس از دریافت به آن همکار به طور خودکار و از طریق اتوماسیون نرم‌افزارها به هم ارسال کنید.
انجام این عملیات به کمک میک شاید چند دقیقه‌ای و فقط یکبار از شما زمان ببرد اما اینکه هربار این کار را به صورت دستی انجام دهید احتمالا ساعت‌ها و بارها از شما زمان تلف خواهد شد.
میک نرم‌افزارهای زیادی را پشتیبانی میکند و تقریبا تمام نیاز شما را برای اتصال به نرم‌افزارهای مختلف برطرف میکند. از جمله این نرم‌افزارها می‌توان به تلگرام، گوگل‌شیت، آسانا، ترلو، کلیک آپ، وردپرس، لینکدین یا دراپ باکس اشاره کرد.
فواید یکپارچگی با میک برای کسبوکارها چیست؟
اگر از نظر فنی بخواهید بدانید اتصال به میک و خودکار کردن یا اتومیت کردن فرآیندهای میان نرم‌افزارها چه منافعی برایتان دارد می‌توان از این موارد صحبت کرد:
- سادگی کار با میک: بدون نیاز به کدنویسی و فقط با چند درگ و دراپ می‌توانید نرم‌افزارهای مختلف را به هم متصل کنید و با چند دستور و ساخت سناریوهای متفاوت فرآیندهایتان را ساده کنید.
- امنیت کار با میک: اگر با قوانین شرکت‌های اروپایی آشنا باشید حتما می‌دانید که آن‌ها فقط با نرم‌افزارهایی کار می‌کنند که GDPR دارند. نرم‌افزارهایی که تحت این قانون هستند از امنیت کامل برخوردارند و داده‌هایتان نزدشان امن است. میک نیز یکی از نرم‌افزارهایی است که دارای این قانون است.
- امکان ساخت سناریوهای پیچیده: به کمک میک می‌توانید شرط‌های مختلفی روی سناریوهای خود قرار دهید و به کمک اشکال مختلف داده‌ها می‌توانید سناریوهای پیچیده‌ای را اجرا کنید.
- امکان ذخیره داده‌ها: هرگز نگران از دست رفتن اطلاعات و نتایج خود در میک نباشید چراکه همیشه این اطلاعات ذخیره می‌شوند تا در فرآیندهای بعدی از آن‌ها بتوانید استفاده کنید.
اما اگر به طور کلی بخواهیم از منافع یکپارچگی با میک حرف بزنیم باید این موارد را ذکر کنیم:
- هزاران نرم‌افزاری که میک از آن‌ها پشتیبانی میکند یکی از دلایلی است که هر شرکتی از هر صنعتی علاقمند به کار با آن است.
- ساعت‌های زیادی از زمان خود را می‌توانید با خودکار کردن فرآیندهایتان به کمک میک ذخیره کنید. نه تنها فرآیندهای بازاریابی بلکه در بخش حسابداری، مدیریت یا فروش هم می‌توانید نرم‌افزارهای زیادی را به هم متصل کنید.
- افزایش بهره‌وری در ادامه صرفه‌جویی در زمان به وجود می‌آید. اگر میان کارهای مهم یک کارمند مداوما کارهای کوچک پیش نیاید و تمرکز اصلی او را از آن کار اصلی قطع نکند قطعا او می‌تواند ارزش‌آفرینی بیشتری بکند و نهایتا منجر به بهره‌وری بیشتر در کل سازمان شود.
اصطلاحاتی که باید در کارکردن با میک بدانید
در هر نرم‌افزاری اصطلاحات خاص آن نرمافزار وجود دارند که شاید در ابتدا باعث سردرگمی کاربر شوند. میک هم از این قاعده مستثنی نیست؛ اما چند اصطلاح اصلی دارد که با دانستن آن‌ها به سادگی می‌توانید کار خود را شروع کنید.
سناریو (scenario): سناریو به کل فرآیندی گفته می‌شود که می‌خواهید در میک ایجاد کنید.
راهاندازی (trigger): عاملی که این فرآیند را راه می‌‌اندازد و از پیش تعیین شده است.
ماژول (modules): یک مرحله، یک اپلیکیشن، سیستم یا خدمتی که در هر فرآیند یا سناریو داده‌ها و اطلاعات را می‌فرستد و دریافت میکند.
چطور پرس‌لاین را به میک متصل کنیم؟
یکپارچگی پرس‌لاین با میک بسیار ساده است و در زمان بسیار کمی می‌توانید تمام فرآیندهای مرتبط با فرم‌ها و پرسشنامه‌های خود را خودکار کنید.
برای این کار ابتدا لازم است در میک یک اکانت بسازید. اطلاعات خود را وارد کنید، به سوال‌های خواسته‌شده پاسخ دهید، ایمیل خود را تایید کنید و وارد پنل کاربری میک شوید.
در هر مرحله راهنمایی برای شما در خود میک قرار داده شده است و می‌توانید مرحله به مرحله به کمک آن راهنما فرآیند را تکمیل کنید. در مرحله بعدی باید یک سناریو تعریف کنید.
نام سناریو را انتخاب کنید و با اضافه کردن پرس‌لاین به صفحه خود وارد مرحله بعدی شوید.
برای اضافه کردن پرس‌لاین به سناریوی خود باید نام Porsline را از میان هزاران نرمافزار موجود جستجو کنید و آن را بیابید.
حالا وقت آن رسیده که از میان دو گزینه موجود گزینه راهاندازی یا همان trigger را فعال کنید.
برای راهاندازی پرس‌لاین باید API Key پرس‌لاین خود را از پنل کاربری پرس‌لاین کپی کرده و در همین قسمت جاگذاری کنید.
کلید دسترسی یا API key شما در پنل کاربری پرس‌لاین قرار گرفته است و به سادگی می‌توانید یک کلید دسترسی برای خودتان ایجاد کنید. فقط یادتان باشد که این کلید برای شما و به صورت اختصاصی و فقط یک بار تولید می‌شود پس آن را در جایی امن نگه دارید.
چرا باید پرس‌لاین را با میک یکپارچه کنیم؟
از آنجا که کاربرهای زیادی از ما خواسته بودند که فرآیندی اتخاذ کنیم تا به کمک آن بتوانند اتوماسیون اداری و نرم‌افزاری خود را تکمیل و سادهسازی کنند ما نیز تصمیم گرفتیم که یکپارچهسازی را به کاری ساده تبدیل کنیم. برای همین یکپارچهسازی پرس‌لاین با زپیر و سپس با میک جزء دستور کارمان قرار گرفت. البته که شما به سادگی می‌توانید بدون نیاز به این دو نرمافزار هم به کمک یکپارچگی گوگل‌شیت و پرس‌لاین به سادگی و بدون نیاز به نرمافزار واسط این دو را به هم متصل کنید اما اگر نیاز به اتصال نرم‌افزارهای دیگر به پرس‌لاین داشته باشید باید حتما از میک یا زپیر استفاده کنید.
اگر بخواهید پرس‌لاین را به تلگرام، آسانا یا ترلو یا هر نرمافزار دیگری متصل کنید کافیست در میک یک اکانت بسازید و بقیه کارها را به راحتی در آن انجام دهید.
اتصال پرس‌لاین به میک یا زپیر به شما کمک میکند فرآیندهای خود را ساده‌تر پیش ببرید. برای اینکه چند سناریوی متفاوت با پرس‌لاین بسازید کافیست به بخش راهنمای وبسایت ما مراجعه کنید و از آنجا راهنمای اتصال تلگرام به پرس‌لاین یا اتصال گوگل شیت به پرس‌لاین را ببینید.
در نهایت
در دنیای تکنولوژی امروزی ما هر روز به نرم‌افزارهای زیادی نیاز داریم تا بتوانیم بخشی از هر کار خود را با آن پیش ببریم. استفاده از نرم‌افزارهایی همچون میک یا زپیر به ما کمک می‌کنند که جابجاشدن در میان این نرم‌افزارها را ساده‌تر کنیم و زمان کمتری را میان آن‌ها تلف کنیم.
در این مقاله درباره میک Make یا اینتگرومات صحبت کردیم و از مزایای اتصال به آن گفتیم همچنین نحوه اتصال پرس‌لاین به میک را هم بررسی کردیم. با خواندن این مقاله می‌توانید فرآیندهای خود را در پرس‌لاین ساده‌تر کنید و سریع‌تر به نتیجه برسید.
