فرم استخدام برای کارفرما هممعنای آغاز یک فرایند پُر پیچ و خم و برای کارجو هممعنای هیولایی چغر است که هنوز هیچ نشده، قرار است او را از شغل ایدئال خود دور کند. از سوی دیگر، فرم استخدام برای طرف اول همانند یک ابزار بازاریابی برای انتقال ارزشهای سازمانی است و برای استخدام شونده فرصتی برای ارائه بهترین خودِ ممکن. این اتفاق تنها زمانی رخ خواهد داد که فرم استخدام متفاوت، استاندارد، دقیق و حتی جذاب باشد. آنچه در ادامه خواهید دید، نمونه فرم استخدامی عمومی است که شما میتوانید به صورت آنلاین برای متقاضیان خود ارسال کنید همچنین راهنمایی جامع را خواهید خواند برای طراحی فرم استخدام و مجموعهای از ریز نکتههایی که شما را به سمت آغاز یک فرایند جذب نیروی بینقص هدایت میکند.
فرم استخدام یک سند رسمی است که متقاضی کار آن را برای یک موقعیت شغلی تکمیل میکند؛ این موقعیت ممکن است بهصورت تماموقت، پارهوقت یا پروژهای باشد. یک پرسشنامه شغلی استاندارد به کارفرما اجازه میدهد با مطرح کردن سؤالاتی هدفمند کیفیت متقاضی را بسنجد.
مهمترین کارکرد این فرمها افزایش و بهینه کردن زمانِ بررسی افراد متقاضی است و از سوی دیگر کارفرما قادر خواهد بود بر اساس نیازهای خود، افراد را به راحتی با یکدیگر مقایسه کند. شاید این سؤال برای شما پیش بیاید که رزومه هم همین کار را انجام خواهد داد، اما پیش از اینکه به سراغ تفاوتهای رزومه و فرم استخدام برویم در نظر داشته باشید که اگر تعداد متقاضی برای یک موقعیت شغلی بسیار زیاد باشد یا اینکه کارفرما برای برخی فرصتهای کاری بهطور مستمر اقدام به جذب نیرو کند، فرم استخدام کارایی بیشتری خواهد داشت.
علاوه بر این و درست شبیه به رزومه، فرم استخدام شامل اطلاعات شخصی و سوابق تحصیلی و کاری است و در کنار آن ممکن است برخی سؤالات در جهت سنجش میزان دانش متقاضی هم مطرح شود. گرچه همچنان شرکتهای متعددی از فرمهای استخدام کاغذی استفاده میکنند اما مدیران منابع انسانی حرفهای بهخوبی از مزایای فرم استخدام آنلاین آگاه هستند و تا جای امکان از کاغذبازیهای بیهوده پرهیز میکنند. (در ادامه با برخی از این مزایا هم آشنا خواهید شد.)
انواع فرمهای استخدام از نظر نوع شغل به دو گروه درخواستهای شغلی مشخص و نامشخص (Solicited/Unsolicited Application) تقسیم میشوند.
گروه اول دستهای از مشاغل هستند که یک شرکت بهطور ویژه برای یک موقعیت خاص، آگهی استخدام منتشر کرده است. گروه دوم مربوط به درخواستهایی که از سوی یک کاربرِ علاقهمند به شرکت ارسال میشود اما به موقعیت کاری از پیش تعیینشدهای اشاره ندارد. این مورد بیشتر در برندها و سازمانهای بزرگ انجام میشود تا بانک اطلاعاتی کاملی از افراد مشتاق به همکاری ایجاد و در موقع لزوم از آن استفاده شود.
از نظر شکلِ ارائه فرم استخدام میتوانیم انواع زیر را در نظر بگیریم:
فرم استخدام آنلاین ارزشمندترین نوع پرسشنامه برای جذب نیرو است، گرچه این ارزش در کفه کارفرما کمی سنگینتر است. فرمهای آنلاین استخدامی معمولاً توسط برنامهنویسها یا فرم سازها در وبسایت شرکت استخدامکننده طراحی میشوند و در همین فضا هم باید تکمیل شوند. گاهی هم ممکن است این فرمها در بستر یک وبسایت فرم ساز شکل بگیرند و در نهایت لینک آن جهت تکمیل برای متقاضی ارسال شود. البته این نکته را نباید فراموش کرد که طراحی فرمساز اختصاصی برای یک شرکت ممکن است هزینههای زیادی را به همراه داشته باشد.
برخی از مشاغل ترجیح میدهند با یک فرم سادهتر یا حتی دریافت رزومه، گزینههای مطلوبتر را به حضور دعوت کنند و در آنجا از او بخواهند فرم دیگری را تکمیل کنند. معمولاً تکمیل این فرم پیش از جلسه مصاحبه انجام میشود و ممکن است بهصورت کاغذی یا آنلاین باشد.
گاهی ممکن است استخدامکننده از متقاضی بخواهد رزومه و یا نامه توضیحی (Cover Letter) خود را برای شرکت ایمیل کند. در این شکل، متقاضی معمولاً یک مقدمه کوتاه و شخصی در ایمیل خود مینویسد و بقیه موارد را در قالب فایل پیدیاف ضمیمه میکند.
در وبسایتهای کاریابی هم این شکل از ارسال درخواست کار به همین رویه انجام میشود.
شکی نیست که تکمیل فرم استخدام برای هیچ کارجویی جذاب نیست، اما به هر حال استخدام شدن در یک سازمان هم آنقدر موضوع مهمی است که شاید چارهای جز رجوع به این فرمها نداشته باشیم. استفاده از فرم استخدام نیروی کار دلایل مختلفی دارد.
پیش از هر چیزی، هر یک از اطلاعات استخراجشده از این فرمها فرصتی است برای جلبتوجه کارفرما و نمایش بهتر قابلیتهای کارجو؛ مواردی که شاید در رزومه چندان توجهی به آنها نشود. اطلاعاتی که از فرمها، به خصوص نمونههای آنلاین، به دست میآید به راحتی قابل دستهبندی، تحلیل و نگهداری هستند.
نکته بعدی یک بحث حقوقی است. اگر برای سازمانهای بزرگ، مثل دانشگاههای خارج از کشور رزومه ارسال کرده باشید، متوجه شدهاید که رزومه شما بدون امضا موردقبول قرار نخواهد گرفت. این موضوع از این جهت است که در صورت اثبات نبود صداقت و درج هرگونه اطلاعات نادرست، عواقب حقوقی آن قابلپیگیری باشد. این امضا در فرمهای آنلاین به سادگی قابلیت اجرایی دارد، کافی است در ابتدا یا انتهای فرم خود گزینه «تأیید اطلاعات» قرار دهید.
سومین دلیل استفاده از فرم استخدام، امکان درج سؤالاتی است که معمولاً در رزومه درج نمیشوند و یا به هر دلیل متقاضی از ارائه آن پرهیز میکند. اطلاعات کارفرمای قبلی یکی از این موارد است. یک فرم استخدام حرفهای میتواند بهطور حرفهای از متقاضی این دادهها را طلب کند تا فرایند تأیید اطلاعات با سرعت بیشتری انجام شود.
زمانی که قرار است برای یک موقعیت شغلی آگهی استخدام منتشر کنید با دو روش میتوانید اطلاعات نیروی انسانی را دریافت کنید، یا درخواست رزومه و CV داشته باشید یا از آنها بخواهید یک فرم استخدام آنلاین را تکمیل کنند. هر دو این روشها مرسوم است و هرکدام از آنها نقاط ضعف و قوتی دارند.
بزرگترین محدودیت فرم استخدام، تعداد کمتر افرادی است که حاضر به تکمیل آن هستند. اگر مخاطب این مطلب هستید به احتمال زیاد در سمت کارفرما قرار دارید اما قطعاً شما هم تجربه ورود به فرایندهای استخدامی را پشت سر گذاشتهاید.
خودتان را به جای کارجویی بگذارید که قرار است برای دهها موقعیت شغلی مختلف اقدام کند، استرس و تنشهای بیکاری یا تغییر شغل را هم در نظر بگیرید، با درخواست تکمیل پرسشنامه استخدامی در واقع از او انتظار دارید که زمان بسیار زیادی را برای کاری صرف کند که اصلاً معلوم نیست چقدر شانس موفقیت در آن دارد.
در نظر داشته باشید که به گزارش CareerBuilder، 60 درصد متقاضیان به دلیل پیچیدگی و طولانی شدن پرسشنامه استخدامی آن را نیمهکاره رها میکنند.
این شرایط در زمانی که آگهی استخدام مبهم باشد چند برابر خواهد شد. مثلاً تصور کنید فرم استخدام شما کمی طولانی باشد اما حدودِ حقوق پرداختی را تعیین نکرده یا در شرح دقیق وظایف شغلی خساست به خرج داده باشید؛ همه اینها به کم شدن افراد متقاضی ختم خواهد شد.
روی دیگر سکه، افزایش دقت در دریافت اطلاعات است. حتی اگر فرض کنیم همه متقاضیها قادرند رزومههای حرفهای بنویسند باز هم بسیاری از این اطلاعات برای کارفرما بیارزش هستند. برای نمونه، کمتر پیش میآید که کارفرما توجه ویژهای به فهرست علایق فرد در CV داشته باشند. به بیان دیگر، با استفاده از فرم مصاحبه استخدام، سؤالاتی که بیشتر مدنظر دارید را برجسته و از حوزههای کم اثرتر چشمپوشی میکنید.
همانطور که گفتیم بزرگترین مزیت درخواست رزومه، افزایش درخواستها است. علاوه بر این، متقاضی فرصت بیشتری برای معرفی و ارائه خود خواهد داشت. به همین دلیل، لحن غیررسمیتر مخاطب میتواند برخی از مهارتهای نَرم او را هم به شما نشان دهد.
از سوی دیگر رزومهها و CVها به اشکال مختلفی طراحی میشوند و استاندارد واحدی برای تنظیم آنها وجود ندارد. این آشفتگی محتوایی و بصری، به خصوص اگر تعداد درخواست زیاد باشد، زمان زیادی از شما خواهد گرفت.
در نهایت اینکه پاسخ مشخصی برای اینکه کدامیک از این دو روش بهتر است، وجود ندارد. پلتفرمهای بزرگ استخدامی از هر دو روش استفاده میکنند. البته حتی شرکتهایی که در قدم نخست درخواست رزومه میکنند در مرحله بعد، فرم پُر و پیمانی را برای متقاضی ارسال میکنند. چیزی که به قاطعیت میتوان درباره آن نظر داد، کراهت استفاده از فرمهای کاغذی است که سالها پیش باید منقرض میشدند.
نکته: البته که به کمک نمونه فرم استخدامی که در پرسلاین طراحی میکنید میتوانید هم رزومه متقاضیان را دریافت کنید و هم با چند سوال کوتاه بخشهای مهم مهارتهای متقاضیان را بسنحید. به این ترتیب هم محدودیتهای پرسشنامههای طولانی را دور زدهاید و هم تعداد بیشتری رزومه دریافت کردهاید.
مهم نیست فرم استخدام منشی طراحی میکنید یا قرار است برای جذب نیرو بهصورت پروژهای، پرسشنامه استخدامی آماده کنید؛ موارد زیر بهطور عمومی در فرم استخدام آنلاین یا کاغذی شما حضور دارند. (این گزینهها البته اطلاعات عمومی هستند و برای هر شغل باید سؤالات متناسب طراحی شود، همچنین میتوان برای کوتاهتر کردن پرسشنامه، برخی از این سوالها را حذف کرد و به دریافت رزومه بسنده کرد یا از تعریف شرط در طراحی پرسشنامه استفاده کرد تا زمان پاسخگویی به آن کم شود):
اطلاعات شخصی
پیشزمینه تحصیلی
سابقه کاری
معرفینامه
اگر به دنبال دانلود نمونه فرم استخدام هستید و همچنان میخواهید از فرم کاغذی برای استخدام استفاده کنید میتوانید از همینجا نمونه فرم استخدام را دانلود کنید.
تهیه فرم استخدام برای بسیاری از شرکتها به سادگی گوگل کردن «دانلود نمونه فرم استخدام» یا «نمونه پرسشنامه استخدامی» است. این افراد اما توجهی به شخصیسازی این فرمها نمیکنند و بعضاً سؤالاتی که بهصورت پیشفرض در فرم دانلودی وجود دارد را در اختیار مخاطب قرار میدهند. فراموش نکنید که پرسشنامه استخدامی یک تاچ پوینت یا نقطه تماس تأثیرگذار میان شما و کارمندان است و هرگونه سهلانگاری باعث از دست رفتن اعتبار کل مجموعه خواهد شد. به همین دلیل رعایت نکات زیر را حتماً در نظر داشته باشید:
حتماً زمان تخمینی تکمیل فرم را در ابتدای فرم استخدامی ذکر کنید، به خصوص اگر از فرمهای آنلاین استفاده میکنید، برای کاهش زمان پر کردن فرم استخدام از ویژگیهای پرسلاین مانند افزودن شرط استفاده کنید و از پرسیدن سوالهای غیر ضروری مانند وضعیت تاهل یا دین و مذهب در مراحل اولیه خودداری کنید.
فرم استخدامی ابزاری برای دریافت اطلاعات موردنیاز از متقاضی است. اگر تصمیم دارید از کارجو آزمون بگیرید، آن را برای نامزدهای نهایی حفظ کنید. مثلاً اگر قرار است نویسنده محتوا استخدام کنید درخواست نوشتن یک متن 800 کلمه در همان اولین فرم استخدامی کاملاً غیرحرفهای خواهد بود و میتوانید از یک آزمون استخدامی در مراحل بعدی بهرهمند شوید.
ناگفته پیداست که برای استخدام عناوین شغلی مختلف نمیتوانید از یک فرم ثابت استفاده کنید؛ با این حال، بسیاری از مجموعهها به یک فرم یکسان قناعت میکنند. برای مثال اگر قرار است برنامهنویس استخدام کنید باید از او بپرسید به چه زبانهای برنامهنویسی آشنایی دارد. یا اینکه از یک بازاریاب دیجیتال باید بپرسید در هر یک از وظایف تعیینشده، با چه ابزارهایی کار کرده است. برای جلوگیری از اتلاف وقت و طراحی چندین پرسشنامه برای موقعیتهای شغلی متفاوت هم میتوانید از ویژگی گروه سوال و شرطکذاری استفاده کنید. به این ترتیب در ابتدای سوالها از متقاضی میپرسید که برای چه موقعیتی قصد ارسال رزومه دارد و سپس با توجه به پاسخی که او میدهد، شرط تعیین میکنید که به چه گروه سوالی هدایت شود.
متأسفانه در بسیاری از شرکتها، به خصوص نهادهای دولتی و نیمهدولتی، فرمهای استخدامی به سراغ شخصیترین سؤالات میروند. این کار در گاهی موارد حتی ممکن است بهعنوان توهین به متقاضی قلمداد شود. مثلاً اگر در مقابل وضعیت تأهل گزینههای «مطلقه» یا «بیوه» را قرار دهید، مرتکب یک اشتباه نابخشودنی شدهاید. در موارد مترقیتر، حذف یا بسط گزینه جنسیت هم نشان از بلوغ سازمانی مجموعه است. بهطور کلی، در طراحی هر سؤال به این فکر کنید که پاسخ مخاطب آیا تأثیری در فرایند استخدام او دارد یا نه.
با استفاده از نماد * و گزینه «الزامی بودن پاسخ» مشخص کنید که کارجو ملزم به پاسخ به چه سؤالاتی است. اگر از فرم سازهای آنلاین استفاده میکنید این کار سادهتر هم خواهد بود، یعنی میتوانید این امکان را فراهم کنید که بدون پاسخ به یک سؤال، نمایش پرسش بعدی امکانپذیر نباشد. برخی سؤالات مانند درج حقوق درخواستی یا آدرس پیامرسانِ کارجو از این دست سؤالات هستند.
تا حد امکان سؤالات را بهصورت گزینهای در اختیار مخاطب قرار دهید تا زمان پاسخدهی به آنها کوتاهتر شود. اگر از فرم سازهای آنلاین حرفهای استفاده کنید این گزینهها در تحلیل دقیقتر دادهها هم تأثیرگذار هستند. از سوی دیگر تقاضای مدارک شناسایی و تصدیقی در فرم استخدام چندان مرسوم نیست.
یک فرم استخدام ایدئال معمولاً به دنبال یک آگهی استخدام استاندارد قرار میگیرد. مثلاً اگر در آگهی استخدام خود حدود حقوق را مشخص کردهاید، در پرسشنامه از درج این گزینه خودداری کنید یا اگر در آگهی خود نوشتهاید که به نیروی تماموقت نیاز دارید، پرسش درباره نحوه همکاری تنها تکرار مکررات است. در حقیقت هیچ سؤالی نباید در فرم وجود داشته باشد که مخاطب حس کند، جواب آن را خودتان میدانید و یا تکمیل سؤالات به هر نحو اتلاف وقت است.
فرم استخدام باید شفاف و واضح باشد. اگر قرار است فرم استخدام فروشنده داشته باشید، سؤالاتی نپرسید که مخاطب احساس کند وظیفه او بسیار بیشتر یا کمتر از این عنوان شغلی است. از آن مهمتر اینکه سؤالات خود را کاملاً مستقیم بپرسید، احترام را حفظ کنید اما بیتکلف باشید تا از دو پهلویی جلوگیری شود.
منابع انسانی باید پس از هر آگهی استخدام و دریافت فرمهای استخدام، آنها را تحلیل کند. در این آنالیزها به دنبال این باشید که آیا سؤالی وجود داشته که پاسخهای متعدد نامربوط دریافت کرده باشد یا اینکه از نحوه پاسخدهی بررسی شود حوصله کارجو در هنگام شروع تکمیل فرم و پایان آن به یک اندازه بوده. هرکدام از این ایرادها باید به دقت تحلیل و در فرمهای بعدی رفع شوند. گاهی حتی میتوانید بهصورت تصادفی پرسشنامهای درباره ارزیابی کیفیت فرم استخدامی در اختیار متقاضی قرار دهید.
اگر تا اینجای مقاله را خوانده باشید و در کنترل حس نوستالژی خود هم موفق عمل کنید؛ شما هم با ما همعقیدهاید که فرمهای آنلاین، با هر موضوعی، به نمونههای کاغذی برتری دارند. موارد زیر بهطور خلاصه برخی از این مزیتها هستند:
اگر فرایندهای استخدامی خود را آنلاین کنید و فرمهای استخدامی را در فضای ابری خود نگه دارید به راحتی به آنها دسترسی خواهید داشت. در واقع، فرمهای آنلاین قابلیت آرشیو بسیار بهتری دارند.
گذشته از موضوعهای مهم محیط زیستی، چاپ فرمهای استخدامی هزینه زیادی خواهد داشت. البته کاهش هزینهها به همینجا هم ختم نمیشود، بررسی فرمهای کاغذی نیازمند ساعتها کار خواهد بود.
فرایندهای استخدامی معمولاً توسط بخشها و مسئولان مختلفی انجام میشود. تأیید، رد یا درج نظر از سوی هر یک از این افراد در نمونههای آنلاین شتاب بسیار بیشتری دارد. از طرفی امکان به اشتراکگذاری آنها، فرصت دسترسی به متقاضیهای بیشتری را فراهم میکند.
فرمهای استخدام مجموعهای از دادههای ارزشمند هستند که هر یک از اطلاعات آن میتواند بررسی شود. فرم آنلاین اگر از امکان گزارشگیری مطلوبی برخوردار باشد، این اطلاعات را به سادگی و دقیقتر در اختیار شما قرار خواهد داد.
از آنجایی که فرمهای استخدامی کاغذی توسط نیروی انسانی بررسی میشوند همیشه امکان وقوع خطا وجود دارد. The Ladders زمان تقریبی صرف شده برای هر روزمه را 7.4 ثانیه محاسبه کرده است. مثلاً فرض کنید قرار است افرادی که به زبان انگلیسی تسلط ندارند را از فرایند جذب حذف کنید، دیدن یا ندیدن یک تیک کوچک ممکن است شما را از یک نیروی کار حرفهای محروم کند. اتفاقی که در فرمهای آنلاین به حداقل میرسد.
فرم استخدام شامل اطلاعات شخصی افراد است. از نظر حقوقی، حرفهای و اخلاقی، این مدارک اسنادی محرمانه هستند و باید بهخوبی از آنها مراقبت کرد. مانند هر سند دیگری، صیانت از یک کالای دیجیتال ضریب اطمینان بسیار بیشتری دارد.
رعایت همه مواردی که تا اینجا گفته شد کار چندان سادهای نیست. اگر به این نتیجه رسیده باشید که فرم مشخصات فردی خود را بهصورت آنلاین آماده کنید نیازمند ابزاری برای به نتیجه رساندن آن هستید. در این صورت دو گزینه خواهید داشت. یکی اینکه از برنامهنویس خود بخواهید که این فرم را روی وبسایت شما طراحی کند یا اینکه از فرم سازهای آنلاین مانند پُرسلاین استفاده کنید.
در حالت اول باید هزینه و زمان زیادی را صرف کنید و در نهایت وارد مسیری سنگلاخی شدهاید که دیگران قبلاً آن را صاف کردهاند. راهحل بهینهتر استفاده از فرم سازها است.
استفاده از این ابزارها بسیار ساده است و با یک درگ و دراپ ساده انجام میشود، حتی ممکن است نمونه فرم استخدامی آمادهای در اختیار شما قرار بگیرد که با یکی دو کلیک شخصیسازی شوند.
علاوه بر این، فرم سازها قابلیت هوشمند سازی سؤالات را فراهم میکنند یعنی برای هر پاسخ احتمالی کارجو، سؤال متناسبِ بعدی را نمایش میدهند. مثلاً اگر فرد متقاضی خانم باشد بهطور خودکار گزینه وضعیت نظاموظیفه برای او حذف میشود.
نکته بسیار مهم سازگاری این فرمها با انواع نمایشگر است. یعنی انتقال و دریافت اطلاعات در مدلهای مختلف موبایل، تبلت و نسخههای دسکتاپ بهخوبی انجام میشود. همچنین میتوانید به دلخواه گرافیک متناسب با مجموعه استخدامی را در این فرم ساز به نمایش بگذارید.
در نهایت، مهمترین قابلیت این ابزارهای کاربردی، دریافت خروجی بهصورت اکسل، گوگل شیت یا پیدی اف و تحلیل پاسخها است.
در آخر، این را بدانید که فرمهای استخدام یک ابزار ارتباطی هستند میان کارفرما و کارجو و احتمالاً تاریخچهای داشته باشند به اندازه اولین فرایندهای استخدامی حرفهای. در گذشته، کاغذ پلتفرم اصلی ارائه فرم بود و خودکار وسیله تکمیل آن؛ مثل همه جنبههای زندگی ما، دیگر همهچیز به دست دنیای دیجیتال سپرده شده و فرمهای استخدامی هم به شکل بسیار بهینهتری آنلاین شدهاند.
اگر به دلایل مختلف گزینه دریافت رزومه را با فرم استخدام جایگزین یا همراه کردهاید، برای طراحی این فرمهای دستکم گرفته شده، نیاز به دقت زیادی دارید و نکتههای متعددی را باید لحاظ کنید که در این صورت، یک فرم استخدامی حرفهای خواهید داشت، فرمی که هم به سود کارفرما است هم به نفع متقاضی کار.
اگر قصد طراحی یک فرم استخدام جدید را داشتید و سوالی در حین طراحی برایتان پیش آمد و نیاز به کمک داشتید حتما با ما از طریق ایمیل support@porsline.ir در ارتباط باشید.