نرمافزار اتوماسیون فرمساز چیست و چطور به کسب‌وکارها کمک می‌کند؟
ابزارها در طول تاریخ بشریت راهکارهایی برای ساده‌سازی زندگی یا به بیانی، وسیله‌ای برای بهینه کردن تلاش‌های ما برای انجام کارها بوده‌اند. مهم نیست در چه حرفه‌ای فعالیت می‌کنید، همه ما وابسته به این اسبابِ چاره‌ساز هستیم اما بهطور ویژه اگر مخاطبِ هدف این نوشته هستید و در حوزه بازاریابی دیجیتال فعالیت می‌کنید به‌جای دست سازه‌ها باید نگاهتان به نرم‌افزارها یا ابزارهای دیجیتال باشد که با عنوان «مارتک» شناخته می‌شوند؛ جایی که بهطور میانگین، حدود یک‌سوم بودجه‌ها در این حوزه به آن اختصاص می‌یابد. این مطلب، تأکید و یادآوری بر اهمیت یکی از مهمترین ابزارهای دیجیتال مارکتینگ است: نرم افزار اتوماسیون فرم ساز.
فهرست مطالب
نرمافزار اتوماسیون فرم ساز چیست؟
نرمافزار اتوماسیون فرم ساز همان‌طور که از نامش پیداست، فرایندهای جمعآوری و ارزیابی دادههای استخراجشده از فرمها را بهصورت خودکار (اتوماتیک) انجام میدهد. با استفاده از این نرم‌افزارها، ورود اطلاعات بدون نیاز به نیروی انسانی انجام می‌شود و با پردازش آن‌ها، زمان و هزینه را به شکل قابل‌توجهی کاهش میدهد. علاوه بر این به‌راحتی می‌توانید حدس بزنید که به‌کارگیری یک اتوماسیون اداری قدرتمند احتمال وقوع اشتباه را به حداقل می‌رساند و می‌توانید گزارشهای دقیق و گاه تحلیلی را بهطور لحظه‌ای از آن بخواهید. برای آشنایی بهتر با مزایای پرشمار نرم‌افزارهای اتوماسیون فرم ساز در ادامه این مقاله با ۸ مزیت برجسته آن‌ها آشنا خواهید شد:
مزایای استفاده از نرمافزار اتوماسیون فرم ساز
-
افزایش صحت اطلاعات
فرم‌های اتوماسیون احتمال ورود نادرست اطلاعات و اطلاعات نادرستِ ناشی از خطای انسانی را کاهش میدهد، علاوه بر این سازوکار برخی از این نرم‌افزارها به شکلی است که می‌تواند اعتبار دادههای واردشده را نیز بهطور خودکار بررسی کند.
-
افزایش سرعت در جمعآوری اطلاعات
تصور کنید جمعآوری اطلاعات از یک جامعه هدف چند صدنفری بهطور سنتی چقدر زمان خواهد برد. این نرم‌افزارها می‌توانند بهصورت آنلاین صدها و حتی هزاران ورودی مختلف از منابع متفاوت را در لحظه دریافت کنند.
-
ارائه گزارش خودکار
با استفاده از این ابزارهای دیجیتالی هر زمان نیاز داشته باشید گزارش جامع و البته تحلیلی از دادههای مختلف خواهید داشت. حتی در برخی از این اتوماسیون‌ها گزارش‌ها بهصورت لحظه‌ای در اختیار کاربر قرار می‌گیرد.
-
بهبود تجربه مشتری
ورود یا ثبت اطلاعات در اتوماسیون‌های قدیمی بهطور معمول تجربه خوشایندی برای مشتریان نیست و ممکن است تجربه ناگواری به جای بگذارد. نرم‌افزارهای اتوماسیون فرم ساز این مشکل را به‌سادگی برطرف می‌کنند و باعث بهبود تجربه مشتری می‌شوند. همچنین، با جمعآوری سریع‌تر اطلاعات، امکان پاسخ‌دهی آنی به مشتری نیز وجود دارد.
-
کاهش مصرف کاغذ و کمک به محیطزیست
مانند بیشتر ابزارهای دیجیتال، این نرم‌افزارها نیز نیاز به وسایل سنتی اداری را برطرف می‌کنند و یا به‌اصطلاح از کاغذبازی در سازمان جلوگیری می‌کند. حذف کاغذ از سوی دیگر پایداری و ماندگاری اطلاعات را بهبود میدهد.
-
مقیاسپذیری
کسب‌وکارهای در حال توسعه و بهطور ویژه استارتاپ‌ها نیازمند ابزارهایی هستند که در طول فرایندهای رشد با کمترین هزینه و پیچیدگی، امکان مقیاسپذیری یا اسکیل شدن داشته باشند. نرم‌افزارهای اتوماسیون فرم ساز بهطور معمول و پیش‌فرض از این ویژگی بهره‌مند هستند.
-
قابلیت یکپارچهسازی
نرمافزار اتوماسیون فرم سازِ مطلوب، نرم‌افزاری است که بهطور کامل و به‌سادگی به سایر ابزارهای سازمان مانند بخش‌های مالی، منابع انسانی و … متصل شود و عملکردی یکپارچه ایجاد کند.
-
کاهش هزینهها و افزایش بهرهوری
نتیجه همه اتفاق‌هایی که تا اینجا خواندید کاهش چشمگیر هزینهها و افزایش بهرهوری است.
چه کسب‌وکارهایی به نرمافزار اتوماسیون فرم ساز نیاز دارند؟
هر کسب‌وکاری که با دادههای متعدد کار می‌کند یا به عبارتی همه کسب‌وکارها، برای حفظ سازمان‌دهی و بقا نیازمند اتوماسیون اداری هستند. بر اساس پژوهشی که Nucleus Research انجام داده، استفاده از یک نرمافزار اتوماسیون فرم ساز، زمان و هزینه ورود و پردازش اطلاعات را تا ۶۲ درصد کاهش میدهد. با این حال برخی از حوزه‌ها به دلیل ماهیت کاری خود و استفاده از دادههای به‌ویژه کمی و انبوه ممکن است نسبت به دیگران بهره بیشتری از این ابزارها ببرند.
سازمان دولتی و عمومی
نهادهای دولتی و عمومی مانند شهرداری‌ها حتی در کشورهای توسعه‌یافته بهرهوری بسیاری پایینی دارند، بروکراسی اداری در آن‌ها بیداد می‌کنند و مشاهده دادههای نادرست، اتفاقی طبیعی است. استفاده از این نرم‌افزارهای اتوماسیون فرم ساز با ساده‌سازی فرایندهای درون‌سازمانی این مشکلات را برطرف می‌کند.
مؤسسات آموزشی
مراکز و مؤسسات آموزشی مانند دانشگاه‌ها، مدارس، آموزشگاه و … بهطور مستقیم با کوهی از اعداد و اطلاعات سروکار دارند. علاوه بر حجم زیاد اطلاعات، دقت و صحت آن‌ها نیز بیش از هر سازمان دیگری اهمیت دارد. در واقع، استفاده نکردن از یک اتوماسیون اداری قابل قبول در کسب‌وکارهای آموزشی مترادف حذف کل سازمان در کوتاه‌مدت است.
سازمان‌های حوزه درمان
نهادهای بهداشتی و درمانی بیش از هر سازمان دیگری نیازمند اطلاعات دقیق، سریع و البته پالایش‌شده هستند. همچنین، رهگیری و پیگیری داده‌ها نیز اهمیت زیادی دارد. کوچک‌ترین اشتباه در درج اطلاعات یک بیمار یا وقوع یک خطای انسانی ناچیز در تحلیل یک بیماری حتی گاهی ممکن است به از دست رفتن جان افراد بینجامد.
نرمافزار اتوماسیون فرم ساز خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟
نرم افزارهای اتوماسیون فرم سازی که در حال حاضر در بازار دیجیتال جهان وجود دارند به دلیل رقابت شدید در این حوزه معمولاً حداقل امکانات و ویژگی‌های لازم برای کسب‌وکارها را دارند. در بازار ایران نیز تقریباً وضع به همین روال است و جز استارتاپ‌های نوظهور که هنوز در مرحله صحیح و خطا قرار دارند، سایر نام‌ها حداقل‌های لازم را فراهم کرده‌اند. با این وجود، بد نیست پیش از خرید و استفاده از آن‌ها به برخی ویژگی‌ها توجه کنید.
ساده بودن کاربری: اگر کار با اتوماسیون اداری پیچیده باشد، کاربر بهطور طبیعی تمایل استفاده از آن را از دست خواهد داد و به همین ترتیب کارایی نرم افزار نیز کاهش خواهد یافت. برخی قابلیت‌ها مانند سادگی در ایجاد، امکان اشتراک‌گذاری سریع، امکان شخصی‌سازی کردن، تطابق با گوشی‌های موبایل و تبلت‌ها، دریافت اعلان و در مجموع رابطه کاربری مطلوب از ویژگی‌های یک نرم افزار خوب خواهد بود.
تحلیل اطلاعات و ارائه گزارش: نرم افزارهای فرم ساز و اتوماسیون‌ها باید تمام فرایندهای مرتبط با پردازش اطلاعات را بهطور کامل انجام دهند. گزارش‌دهی و تحلیل اطلاعات از مهمترین بخش‌های این حوزه است، به همین دلیل نرم‌افزارهایی که گزارشهای دقیق و شخصیسازیشده ارائه میدهند بهترین نوع نرم‌افزارها هستند.
یکپارچهسازی: سازمان‌ها بر اساس نیازهای خود از نرم افزارهای مختلفی استفاده می‌کنند. نرم افزار اتوماسیون فرم ساز اگر امکان یکپارچهسازی با این ابزارها را نداشته باشد، هزینه‌های مضاعفی برای ورود و پردازش اطلاعات به سازمان تحمیل خواهند کرد.
امنیت: ناگفته پیدا است که اتوماسیون‌ها با اطلاعات متعددی که دارند یک هدف بالقوه در مخاطرات امنیتی هستند. به همین دلیل، باید بهطور ویژه امنیت سرویس‌دهنده را بررسی کنید. برای این کار می‌توانید گواهینامه‌های امنیتی از آن‌ها بخواهید یا یک گروه متخصص صلاحیت آن‌ها را رصد کند.
هزینه: هرچند بازار اتوماسیون‌های فرم ساز رقابتی است اما همیشه کمترین قیمت، بهترین گزینه نخواهد بود. بر اساس نیازهای خود ویژگی‌های سرویس‌دهنده‌ها را بررسی کنید و نرم‌افزاری را انتخاب کنید که با کمترین هزینه، بهترین و مطمئن‌ترین خدمات را در اختیار شما بگذارد.
نرم‌افزارهای فرم ساز مشهور
همان‌طور که گفتیم نرمافزار اتوماسیون فرم ساز ابزاری برای مدیریت فرمها و اطلاعات استخراجشده از آن‌ها است. شرکت‌ها و برندهای مختلفی در فضای دیجیتالِ جهان این خدمات را ارائه میدهند. اهالی کسب‌وکار و دیجیتال مارکترها بهطور معمول از خدمات گوگل در این حوزه استفاده می‌کنند اما اگر بهطور حرفه‌ای‌تر در این شاخه فعالیت می‌کنید احتمالاً نام‌های Bitrix24، Forms On Fire، JotForm، forms.app و مانند آن‌ها را شنیده باشید که در بازار بین‌المللی حرفی برای گفتن دارند. برخی دیگر از نرم‌افزارها مانند Zapier یا IFTTT نیز ابزارهای مشهوری هستند که برخی وظایف مرتبط با فرمها را اتوماسیون می‌کنند، مثال ساده آن ارسال ایمیل برای تکمیل‌کننده فرم یا ایجاد یک صفحه گسترده (spreadsheet) از تمام فرم‌های دریافتی است.
با این حال، کسب‌وکارهای ایرانی نیازمند نرمافزار اتوماسیون فرم ساز وطنی هستند. در سال‌های اخیر استارتاپ هایی مختلفی در این حوزه ورود کردند که برخی از آن‌ها در حال حاضر از کسب‌وکارهای شاخص در این صنعت هستند. پُرس‌لاین یکی از نمونه‌های موفق و توسعه‌یافته این نرم‌افزارها است که علاوه بر خدمات داخلی مشتریانی در سایر کشورها دارد.
نرمافزار اتوماسیون فرم ساز در یک پاراگراف
نرمافزار اتوماسیون فرم ساز یک ابزار کلیدی و البته ضروری برای همه نوع کسب‌وکار است. کاربرد نهایی این ابزارها مانند هر ابزار دیگری، پیش از هر چیزی صرفه‌جویی در زمان و کاهش هزینهها است. علاوه بر این، با استفاده از آن‌ها دادههای دقیق‌تری خواهید داشت و گزارش‌هایی بر اساس معیارهای مختلف به دست می‌آورید. با بهبود بهرهوری در این بخش می‌توانید انرژی خود را در حوزه دیگری سرمایه‌گذاری کنید، درست همان کاری که انسان هوشمند در طول تاریخ بشریت کرد و با استفاده از ابزارها تمدن‌ها را ساخت.
