مسئول محترم منابع انسانی، مدیر کارکشته سازمان، هر آنچه از توان انسانی مجموعه خود در ذهن دارید را لحظه‌ای فراموش کنید. بدون هیچ پیش فرضی سعی کنید آن‌ها را از این صافی عبور دهید که آیا واقعاً هر یک از آن‌ها مصداق «یک مرد [یا زن] جنگی به از صد هزار» هستند یا اینکه شما هم گرفتار «سیاهی لشکر» ی هستید که هیچ‌گاه «نیاید به کار»؟ اگر ابزاری برای این غربالگری ندارید، یعنی نظرسنجی کارکنان را انجام نمی‌دهید.

چنین قدرتی همیشه به معنای دانش بیشتر یا ساعت‌های زیاد اضافه‌کاری نیست، بلکه در میزان دل بستگی، تعلق‌خاطر یا فرنگی‌تر آن در Engagement کارکنان تعریف می‌شود. شاخصی که نبودش در سازمان‌ها، به گزارش گالوپ، سالیانه ۷.۸ هزار میلیارد دلار به اقتصاد جهان ضربه می‌زند؛ عددی حیرت‌انگیز که برابر با ۱۱ درصد تولید ناخالص ملی کل دنیا است.

اما قرار نیست در ادامه این یادداشت، گزارش اقتصاد بین‌الملل بخوانید و البته که پُرس‌لاین هم رسانه تحلیلی خبری نیست اما اگر با مدل‌های نظرسنجی کارکنان خود آشنا شوید، با دید وسیع‌تری به سراغ افزایش بهره‌وری سازمان خواهید رفت. به خصوص اگر نمونه سؤالات متناسبی هم در این زمینه داشته باشید.

 

روش‌های نظرسنجی کارکنان

روش‌های نظرسنجی کارکنان انواع مختلفی دارند و تعریف واحدی از آن پیدا نخواهید کرد. اما سنجش میزان تعلق‌خاطر کارکنان به سازمان (Engagement Survey) از برنامه‌های کلیدی در مدیریت منابع انسانی است. علاوه بر این، پرسشنامه نبض کارکنان (Pulse Survey) نیز از ابزارهای کارآمد در این حوزه است که باید حتماً با آن آشنا شوید.

 

پرسشنامه تعلق‌خاطر کارکنان چیست؟

پرسشنامه رضایت کارکنان یا تعلق‌خاطر آن‌ها به سازمان، به تعیین میزان انرژی شناختی، احساسی و رفتاری او در جهت دستاوردهای مثبت سازمانی گفته می‌شود. این شاخص به شما کمک خواهد کرد هم راستایی ارزش‌های افراد و سازمان را ارزشیابی کنید، بهره‌وری را افزایش دهید و شرایط کاری بهتری را فراهم کنید.

سؤالات پرسشنامه تعلق‌خاطر کارکنان

پرسشنامه تعلق‌خاطر کارکنان یا هر فرم نظرسنجی کارکنان دیگری زمانی اثربخش خواهد بود که سؤالات هوشمندانه و هدفمندی داشته باشند. مجموع و تحلیل نهایی از پاسخ‌ها باید نشان‌دهنده نقاط ضعف کل مجموعه باشد یا مشکلات فردی را برجسته کند. به همین دلیل، پیش از آنکه به دنبال لقمه آماده باشید و «نمونه فرم نظرسنجی از کارکنان» را گوگل کنید، بد نیست شاخص‌هایی که باید به دنبال آن بگردید را بشناسید و بعد با تسلطی بیشتر این نمونه‌ها را بخوانید.

طراحی پرسشنامه تعلق خاطر کارکنان

معیارهای سنجش میزان تعلق‌خاطر کارکنان

«چقدر از کار امروز خود رضایت دارید؟»، «خود را در یک سال آینده در سازمان چطور می‌بینید؟» فهرست کردن این سؤالات ساده‌ترین کار ممکن است اما بیایید از تجربه آفیس وایب (Officevibe) استفاده کنیم و شاخص‌های کلیدی را بررسی کنیم. این وب‌سایت سؤالات این حوزه را در ۱۰ معیار دسته‌بندی می‌کند:

1. ارتباط با مدیر

هیچ‌چیزی مثل ارتباط سالم و مؤثر با مدیر یا مدیران مجموعه در رضایت کارکنان تأثیر ندارد. نیروی انسانی کارآمد، از سوی رده‌های بالای سازمان حمایت می‌شود و قدردانی از این پشتیبانی، همراهی و تعامل سازنده با کل سازمان است.

2. بازخورد

برای درک بهتر شرایط باید نظرسنجی بازخورد کارکنان به طور مداوم انجام شود. در صورتی که این بازخوردها نقشی در تغییر یا بهبود رویه‌ها داشته باشند، به طور محسوسی رضایت را افزایش خواهند داد. در واقع سؤالاتی باید در نظرسنجی وجود داشته باشد که فرهنگ دریافت و یا ارائه بازخورد را ارزیابی کند.

3. رشد شخصی

سؤالاتی که درباره رشد شخصی طراحی می‌شوند باید بررسی کنند که آیا فرد احساس پیشرفت در کار خود می‌کند یا گرفتار یکنواختی شده است. اثر این رو به جلو بودن باید در زندگی شخصی او هم دیده شود.

4. ارتباط با افراد هم‌رده

هرچقدر همکاری مؤثر اعضای یک تیم بیشتر باشد، رضایت شغلی هم بیشتر می‌شود. در واقع، شاید بتوان این شاخص را در همان کیفیت همکاری تیمی خلاصه کرد.

5. سلامتی

در دنیایی که هنوز گرفتاری‌های دوران پاندمی و کرونا را پشت سر نگذاشته، توجه به سلامتی افراد سازمان اجتناب‌ناپذیر است. البته پیش از شروع قرنطینه‌ها هم سلامت روحی و جسمی در میزان رضایت بخشی افراد اثرگذار بود اما این روزها این حساسیت بسیار بیشتر شده است. هرگونه حمایت از افراد در این حوزه، باعث ایجاد حس دلگرمی و در نتیجه افزایش دل بستگی کاری خواهد شد.

6. قدردانی

مهم نیست نقش هر یک از افراد گروه در پیشبرد اهداف شما چقدر است، همه باید دیده شوند. دیده شدن به این معنی که احساس کنند که مدیران و سایر اعضا، قدردان ارزش‌ها و تلاش‌های آن‌ها هستند. گاهی ممکن است فکر کنید که روش‌های مختلفی برای بازتاب این توجه به افراد ارائه کرده‌اید، اما هیچ‌چیز مثل یک نظرسنجی دقیق نمی‌تواند میزان نتیجه‌بخش بودن تلاش‌های شما را نشان دهد.

7. هم‌راستا بودن با سازمان

صرف قرار دادن بیانیه مأموریت، اهداف و چشم‌اندازها در صفحه درباره ما، باعث همراهی کارکنان نخواهد شد. حتی شاید در دیکته کردن رویکردهای خود موفق هم عمل کنید اما آنچه باعث ایجاد تعلق‌خاطر یا دل‌بستگی افراد به شغل خود می‌شود، حضور یک فرهنگ سازمانی مشترک است.

8. نشاط

میزان نشاط، خوشحالی یا هر مترادف دیگری که برای این شاخص حیاتی در نظر بگیرید در هر فرد به عوامل مختلفی وابسته است که ممکن است به کار او مرتبط باشد یا ریشه‌اش به خارج از این محیط متصل شود. اما سؤالات شما اما باید به هر شکل ارتباطی با زندگی کاری او داشته باشد.

9. رضایت مالی

رضایت مالی قطعاً یکی از مهمترین عوامل تأثیرگذار بر ایجاد حس تعلق است. اگرچه شاید در اهمیت آن کمی اغراق‌شده باشد اما احتمالاً نزد اکثر کارکنان یکی از گزینه‌های تعیین‌کننده در رضایت شغلی همین دستمزدها و مسائل مالی خواهد بود. این رضایت علاوه بر دریافت حقوق، سایز مزایای اقتصادی، بیمه، بازنشستگی و … را هم شامل می‌شود.

10. نمایندگی

«چقدر حاضر هستید مجموعه‌ای که در آن مشغول به کار هستید را به دیگران معرفی کنید؟» شاید این سؤال را با عنوان شاخص وفاداری کارکنان شنیده باشید. Officevibe اما این شاخص را با عنوان نمایندگی (Ambassadorship) مطرح می‌کند. در حقیقت، اگر فردی مجموعه کاری خود را به دیگران معرفی کند یا به هر شکلی از فضای کاری خود نزد دیگران تعریف و تمجید کند، به بالاترین سطوح رضایت شغلی رسیده است.

 

چند پیشنهاد برای طراحی پرسشنامه تعلق‌ خاطر کارکنان

تا اینجا با شاخص‌هایی آشنا شدید که باید با سؤالات خود به طور دقیق آن‌ها را هدف قرار دهید. در ادامه، مرور چند مثال، به تثبیت این داده‌ها کمک خواهد کرد. به راحتی می‌توانید در هر یک از این سؤالات ردپای شاخص‌های بالا را پیدا کنید و با توجه به نیازها و اولویت‌های خود آن‌ها را تغییر دهید.

1. امروز چه احساسی نسبت به کار خود دارید؟
2. آیا از حضور در محل کار خود هیجان‌زده هستید؟
3. آیا به سازمان و مجموعه خود افتخار می‌کنید؟
4. آیا از میزان حقوق و مزایای خود رضایت دارید؟
5. آیا از کار کردن با همکاران خود لذت می‌برید؟
6. ارزش‌های فرهنگی سازمان را می‌پسندید؟
7. آیا به رشد و پیشرفت شما به اندازه کافی توجه شده است؟
8. آیا با مدیر یا مدیران خود احساس راحتی می‌کنید؟
9. سلامت جسم و روح خود را چطور ارزیابی می‌کنید؟
10. آیا می‌توانید به راحتی درباره کار خود با اعضای گروه صحبت کنید؟
11. چقدر از محیط فیزیکی کار خود رضایت دارید؟
12. چه میزان از مدیریت سازمان رضایت دارید؟

همیشه چند سؤال هم درباره  آینده داشته باشید:

13. این کار چقدر شما را به چالش می‌کشد؟
14. آیا فکر می‌کنید فرصتی برای ارتقا شغلی در این مجموعه داشته باشید؟
15. جایگاه شما در یک سال آینده این مجموعه چه خواهد بود؟
16. آیا تاکنون به ترک مجموعه و موقعیت شغلی فعلی خود فکر کرده‌اید؟
17. آیا این کار را مناسب و تضمین‌کننده آینده زندگی خود می‌دانید؟

چند سؤال هم برای دریافت پیشنهادها در نظر بگیرید:

18. تغییر چه رویه‌هایی باعث رشد سازمان می‌شود؟
19. چه پیشنهادی برای بهبود فرهنگ سازمانی مجموعه دارید؟
20. آیا اهداف و چشم‌اندازهای سازمان را می‌پسندید؟
21. چه پیشنهادی برای افزایش سطح رفاه کارکنان دارید؟
22. چه راهکاری برای افزایش سلامت روح و جسم افراد در زمان حضور در محل کار خود دارید؟

ویژگی‌های یک فرم نظرسنجی کارکنان مطلوب

طراحی سؤالات سنجش میزان تعلق‌خاطر کارکنان کار پیچیده‌ای نیست فقط کافی است چند نکته ساده را رعایت کنید. سؤالات پرسشنامه باید به شدت ساده باشند، به طور مشخص به یک موضوع خاص اشاره کنند و بر اساس اهداف از پیش تعیین‌شده شما طراحی شده باشند.

علاوه بر این، پاسخ به سؤالات باید به صورت ناشناس و در محیطی همراه با آرامش انجام شود؛ به همین دلیل بهتر است پرسشنامه‌های کاغذی را به نظرسنجی آنلاین تبدیل کنید. در نهایت باید به دقت داده‌ها را تحلیل و گزارش‌های کمی و کیفی آن را به مدیران بالادستی ارائه کنید.

سؤال خیلی مهم، بازه زمانی انجام این نظرسنجی است. بسیاری از مجموعه‌ها و شرکت‌ها این پرسشنامه را با بررسی عملکرد سالیانه افراد تهیه می‌کنند اما چنین بازه بزرگی اثربخشی قابل‌توجهی نخواهد داشت. بسیاری از مشکلات که در دلِ این نظرسنجی‌ها برجسته می‌شود، باید در کوتاه‌ترین زمان ممکن حل شوند، از سوی دیگر چند ماه نارضایتی مستمر کافی است تا بهترین نیروهای انسانی خود را از دست بدهید.

برای حل این مشکل معمولاً از پرسشنامه‌های نبض کارکنان در دوره‌های زمانی کوتاه استفاده می‌شود.

 

پرسشنامه نبض کارکنان چیست؟

پرسشنامه نبض کارکنان (Pulse Survey) یک ابزار ارتباطی است برای دریافت اطلاعات از کارکنان در مورد یک موضوع خاص که در بازه زمانی کوتاه ماهیانه و یا حتی هر دو هفته انجام می‌شود. کارکنان از طریق این نظرسنجی، نظرات و نیازهای خود را با سازمان مطرح می‌کنند و از این طریق تعامل آن‌ها با مجموعه افزایش می‌یابد. به طور خلاصه‌تر، پرسشنامه نبض کارکنان همان پرسشنامه تعلق‌خاطر کارکنان است اما بسیار کوتاه‌تر و سریع‌تر.

طراحی پرسشنامه نبض کارکنان 

 

پرسشنامه نبض معمولاً به صورت یک نظرسنجی آنلاین انجام می‌شود و پاسخ به آن‌ها بسیار ساده است. این فرم معمولاً ۱۰ تا ۱۵ سؤال بسته و ۱ تا ۳ سؤال باز دارد. البته این تعداد به دفعات انجام نظرسنجی وابسته است، یعنی اگر هراندازه بیشتر آن را برگزار کنید، تعداد سؤالات کمتر خواهند بود و بالعکس.

این پرسشنامه باید شامل سه نوع سؤال باشد. اول سؤالات نتیجه‌محور که درباره رضایت فرد پرسیده می‌شود. مثلاً «از یک تا ده، چقدر از کارتان لذت می‌برید؟». این سؤالات که ۷۰ درصد کل این پرسشنامه را شکل می‌دهند معمولاً در طول زمان رصد می‌شوند و کم و زیاد شدن عددِ این شاخص‌ها اهمیت زیادی دارد. همچنین، افراد در پاسخ‌دهی به این سؤالات باید در مقیاس ۱ تا ۱۰، شماره‌ای انتخاب کنند.

سؤالات محرک، گروه دوم پرسش‌ها هستند؛ این دسته معمولاً به یک اتفاق یا موضوع خاص اشاره می‌کند. مثلاً اگر مشتاق هستید که بفهمید آیا کارکنان شما از حقوق و دستمزد خود رضایت دارند می‌توانید یکی از ۲۰ درصد سؤالاتی که باید چنین محتوایی داشته باشند را به این موضوع اختصاص دهید.

گروه آخر که تنها ۱۰ درصد سؤالات را تشکیل می‌دهند باید به صورت تشریحی مطرح شوند و قرار است تکمیل‌کننده سؤالات قبلی خود باشد، مثلاً اگر قبل‌تر درباره میزان رضایت از پرداخت‌ها و مزایا پرسیده‌اید حالا می‌توانید سؤال کنید که «برای افزایش سطح رفاه پرسنل چه پیشنهادی دارید؟»

 

نمونه سؤال برای پرسشنامه نبض کارکنان

نمونه پرسشنامه نبض کارکنان به شما کمک خواهد کرد با شیوه پرسش گری و ادبیات این سؤالات آشنا شوید؛ اما توجه داشته باشید که هر سؤالی باید بر اساس نیازهای شما طراحی شود. سؤالات این پرسشنامه، ممکن است به صورت پرسشی یا یک جمله خبری باشند که تکمیل‌کننده آن‌ها باید موافقت یا مخالفتش را نسبت به آن بیان کند؛ این بیانِ پاسخ در سؤالات زیر باید عددی از ۱ تا ۱۰ باشد که ۱ کمترین و ۱۰ بیشترین میزان است.

1. وظایف و انتظاراتی که از من وجود دارد را به خوبی می‌دانم.
2. از حضور در این شرکت خوشحال هستم.
3. چه نمره‌ای به تناسب میان کار و زندگی خود می‌دهید؟
4. مجموعه قدردان فعالیت‌های من در شرکت است.
5. برای انجام وظایف خود همه ابزارهای لازم را در اختیار دارم.
6. اهداف و چشم‌اندازهای سازمان با برنامه‌های من در یک راستا است.
7. می‌توانم به راحتی نظرات خود را با مدیران به اشتراک بگذارم.
8. در زمان حضورم در این شرکت، از نظر شخصی و کاری رشد و پیشرفت کرده‌ام.
9. احساس می‌کنم به نظراتم توجه می‌شود.
10. چقدر احتمال دارد محصول یا خدمات شرکت و حتی عضویت در این مجموعه را به دوستان و آشنایان خود توصیه کنید؟

حالا یکی دو سؤال تشریحی کوتاه هم در مورد این سؤالات بپرسید تا مخاطب فرصت داشته باشد نظرات خود را آزادانه با شما در میان بگذارد.

 

جمع‌بندی

اگر اهل فوتبال باشید نمونه‌های مختلفی از تیم‌های کهکشانی را می‌شناسید که فهرستی از بهترین‌های جهان را در اختیار داشتند اما نتیجه در نهایت ناامیدکننده بوده. در بسیاری از این موارد مشکل نه در کار تیمی که در نبود دل بستگی و تعلق‌خاطر به مجموعه است. یعنی افراد تعلق‌خاطری به گروه خود ندارند و از ظرفیت بالقوه آن‌ها استفاده نمی‌شود.

در حالی که با شناخت دقیق مشکلات و رفع کمبودها، هر یک از این افراد بهره‌وری چند برابری خواهند داشت. مسیر صحیح این کار، طراحی و اجرای نظرسنجی کارکنان و به طور ویژه سنجش میزان تعلق‌خاطر آن‌ها است. مدیران حرفه‌ای منابع انسانی معمولاً ترجیح می‌دهند از پرسشنامه‌های کوتاه و سریع نبض یا پالس استفاده کنند که در بازه‌های زمانی کوتاه انجام می‌شود و به خاطر آنلاین بودن یا بهره گرفتن از ابزارهایی مانند پُرس‌لاین توان تحلیل آن‌ها را افزایش می‌دهد.